Ein Digital Workspace, auch digitaler Arbeitsplatz genannt, funktioniert wie ein virtueller Arbeitsplatz, in dem Daten verwaltet werden und Mitarbeiter:innen eines Unternehmens miteinander kommunizieren können. Dabei können alle Mitarbeiter:innen in Echtzeit auf die Daten zugreifen – unabhängig vom Standort und der verwendeten Hardware.
In einem Digital Workspace können Menschen auf einfache Weise auf alle ihre digitalen Arbeitsmittel zugreifen, um sie effektiv zu nutzen. Ein digitaler Arbeitsplatz verbessert die Zusammenarbeit und Kommunikation, indem er den Menschen die Möglichkeit gibt, jederzeit und überall zu arbeiten. Ein klassisches Beispiel für einen Digital Workspace ist Office 365 mit Anwendungen wie Teams oder Outlook.
Klassische Applikationen eines Digital Workspace:
- Virtueller Desktop
- Mobile Device Management (MDM)
- Datenspeicherung und -zugriff über eine Cloud
- IT-Sicherheitssysteme
- Digitales Dokumentenmanagement
- Systeme zum Richtlinienmanagement
Was gehört zu einem Digital Workspace?
Digitale Arbeitsplätze sind Technologien wie Apps oder virtuelle Desktops, die eine Arbeitsoberfläche für Mitarbeiter:innen bieten und Zugriff auf alle relevanten Daten des Unternehmens erlauben. Diese Technologien machen es möglich, dass Mitarbeiter:innen eines Unternehmens von überall aus und von variablen Endgeräten arbeiten können, ohne dass die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien oder anderen Compliance -Vorschriften gefährdet wird.
Ein Digital Workspace setzt sich aus mehreren Komponenten zusammen, die miteinander interagieren, um eine optimale Arbeitsumgebung für die Benutzer:innen zu schaffen. Dazu gehören:
- Virtueller Desktop: Dies ist eine webbasierte Arbeitsumgebung, in der die Benutzer:innen ihre digitalen Arbeitsmittel bearbeiten und organisieren können. Dieser digitale Arbeitsplatz ermöglicht es den Benutzer:innen, ihre Arbeit effektiv zu planen und zu koordinieren – egal von welchem Endgerät aus.
- Digital Library: Dies ist eine Sammlung digitaler Ressourcen, die den Benutzer:innen in der Cloud zur Verfügung stehen. Die Digital Library hat die Funktion, dass alle Verwender:innen auf einfache Weise auf alle ihre digitalen Arbeitsmittel zugreifen können.
- Tools zur digitalen Kommunikation & Kollaboration: Dank dieser können Mitarbeiter:innen von überall aus zusammenarbeiten, ohne Effektivitätseinbuße. Moderne Tools erlauben unkomplizierte, aber dennoch datensichere Kommunikation.
Darüber hinaus gibt es Digital Workspace-Lösungen mit integrierten Endgeräte-Manager, in welchem die im Unternehmen verwendete Hardware hinterlegt und verwaltet werden kann.
Digital Workspace: das sind die Vorteile
Ein digitaler Arbeitsplatz bietet den Benutzer:innen viele Vorteile, die das tägliche Arbeiten effektiver und effizienter machen. Wird das Konzept des Digital Workspace in einem Unternehmen umgesetzt, hat diese sowohl Vorteile für die einzelnen Mitarbeiter als auch für das Unternehmen als Ganzes. Dazu gehören:
- Verbesserung der IT-Sicherheit dank optimierter Kontrollmöglichkeiten
- Cloud-Nutzung ermöglicht eine standardisierte und sichere Speicherung sensibler unternehmensinterner Daten
- Qualifiziertes Fachpersonal muss nicht mehr in der Nähe des Unternehmensstandortes wohnen
- Freigaben von Daten können gezielt im Digital Workspace gesteuert werden, sodass Externe nur die Informationen einsehen können, die für Ihren Use-Case erforderlich sind
- Standardisierung im Umgang mit sensiblen Informationen vereinfacht die Einhaltung von Compliance-Richtlinien
- Ein Digital Workspace kann zu Kosteneinsparungen führen, wenn z.B. weniger Hardware angeschafft werden muss, dank universeller Zugriffe auf alle Daten und ggf. weniger Ortsabhängigkeit
Vorteile für die einzelnen Mitarbeiter:innen
- Sie können jederzeit und überall arbeiten
- Sie haben immer Zugriff auf alle ihre digitalen Arbeitsmittel
- Sie können ihre Arbeit effektiv planen und koordinieren
- Sie können ihre Ideen visualisieren und teilen
- Sie profitieren von der hohen Usability von Systemen für digitale Arbeitsplätze
Welche Use-Cases für einen digitalen Arbeitsplatz gibt es?
Ein zentraler Nutzen für einen Digital Workspace in Unternehmen ist die Ermöglichung des hybriden und Remote-Arbeitens. Die digitale Umgebung des Arbeitsplatzes schafft den Rahmen für eine Kommunikation, die strengsten Datenschutzanforderungen gerecht wird. Besonders, wenn von Zuhause aus, aus einem privaten Netzwerk heraus oder von unterwegs in öffentlichen Netzwerken gearbeitet wird, ist es wichtig, sensible Daten zu schützen.
Sie arbeiten mit externen Mitarbeitern oder Agenturen zusammen? Ein Digital Workspace vereinfacht das Teilen von Inhalten und trägt so dazu bei, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten.
Zusätzlich trägt die Digitalisierung des Arbeitsplatzes dazu bei, nachhaltiger zu wirtschaften und natürliche Ressourcen einzusparen. Im Optimalfall speichern Sie die Daten noch auf einem Server, der mit erneuerbaren Energien betrieben wird, wie beispielsweise bei der GREEN IT Cloud.
Gestalten Sie Ihren digitalen Arbeitsplatz mit GREEN IT
Wir helfen Ihnen dabei, den Digital Workspace für Ihr Unternehmen einzurichten. Ob nur einzelne Lösungen zur Cloud Telefonie oder eine Komplettlösung mit digitalem Desktop wie Microsoft Office 365 – wir begleiten Sie von der Beratung bis zur Implementierung und dem Support. Dabei haben wir wichtige Themen wie die IT-Sicherheit oder die Kompatibilität mit der bestehenden Software immer im Blick.
GREEN IT unterstützt Sie bei der Modernisierung Ihrer IT-Infrastruktur. Wir stellen sicher, dass beim Wechsel keine wichtigen Daten verloren gehen. Finden Sie jetzt heraus, welchen Mehrwert ein Digital Workspace für Ihr Unternehmen haben kann und vereinbaren Sie einen Termin mit unseren GREEN IT-Expert:innen.
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