Wir unterstützen zukunftsorientierte Unternehmen auf dem Weg zum papierlosen Büro. Lassen Sie Ihre Dokumente digitalisieren – mit den GREEN IT Managed Document Services begleiten wir Sie bei der Digitalisierung Ihres Arbeitsalltags. Mit dem Einsatz von Capturing-Lösungen wird der komplette Digitalisierungsprozess von Erfassung über Verarbeitung bis hin zur Ausgabe der abgelegten Daten abgedeckt.
Die Tools zum Digitalisieren Ihrer Dokumente lassen sich optimal in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren. So können Sie beispielsweise Ihr gesamtes Dokumentenmanagement über die Cloud abwickeln und schaffen auf die Art Ihren Mitarbeiter:innen einen sicheren und zugleich einfach zugänglichen Ablageort wichtiger Informationen.
Dokumente digitalisieren und Geschäftsprozesse optimieren
Produktivitätssteigerung
Lassen Sie Ihre Dokumente digitalisieren und profitieren Sie von den Vorteilen der automatisierten Datenverarbeitung. So sparen Sie Zeit und können sich produktiv Ihren Geschäftsprozessen widmen.
Datenschutz
GREEN IT hilft Ihrem Unternehmen Dokumente nach geltenden Vorschriften korrekt abzulegen und zu sichern. Regelmäßige Systemupdates sorgen für langfristig hohe IT-Sicherheit.
Kosten sparen
Wenn Sie Ihre Dokumente digitalisieren, sparen Sie Kosten für Papier, Drucker und Archivlösungen. Zusätzlich verschwenden Sie keine kostbare Zeit mit der aufwendigen Ablage von Papierdokumenten.
Informationsverfügbarkeit
Geben Sie allen Mitarbeitern Zugriff auf wichtige Informationen, indem Sie die Dokumente digitalisieren. So machen Sie den Weg frei für mehr Effizienz und mobiles Arbeiten. Beschränkte Zugriffe für bestimmte Daten sichern vertrauliche Dokumente ab.
Erfassung
Der erste Schritt, um Dokumente zu digitalisieren ist die Erfassung der Daten. Dazu werden ausgedruckte Unterlagen in Papierform und digitale Dokumente aus unterschiedlichen Quellen zentral gesammelt und einheitlich erfasst. Die Quellen der Dokumente können dabei E-Mails, Internetseiten oder Apps sein, aber auch Aktenordner oder Faxserver.
- Zusammenführen verschiedener Quellen
- digitale Erfassung der Daten
- Konvertierung in digitale Informationen
Verarbeitung
Nachdem papiergebundene und elektronische Dokumente digitalisiert und einheitlich gespeichert wurden, erfolgt die weitere Aufbereitung. Dies ermöglicht eine optimale weitere Nutzung und Verarbeitung der Daten, damit Sie sie effektiv in Ihr operatives Geschäft integrieren können.
- Texterkennung gescannter Papierunterlagen
- Mitgabe von Metadaten
- Konvertierung der Dokumente in editierbarer Formate
- Bildverbesserung und Barcode-Erkennung/-Verarbeitung
Ausgabe
Nachdem alle Dokumente vollständig digitalisiert sind, können Sie die Vorteile eines papierlosen Büros genießen. Übertragen Sie die Daten an gewünschte Ablageorte und verwalten Sie die Zugriffe für Ihre Mitarbeiter.
- Ablage und Formate individuell anpassbar
- Verknüpfung mit Tools für ERP, CRM oder DMS
- standardisierte Scan- und Speicherprozesse festlegen
- Dokumentenweitergabe per E-Mail
Erfolgreich Dokumente digitalisieren mit der richtigen Software
Zur Digitalisierung von Dokumenten arbeitet GREEN IT mit starken Partnern zusammen. Im Bereich der Managed Document Services vertrauen wir unter anderem auf ELO und Cryptshare. Alle Partner-Anbieter finden Sie hier in der Übersicht. Gemeinsam finden wir unter unseren bewährten Partnerlösungen die passende für Ihr Unternehmen.
Digitales Dokumentenmanagement
Dokumentenarchivierung
Rechnungsverarbeitung
Digitales Assistenzsystem
