IT Outsourcing wird immer beliebter. Kein Wunder: Unser Arbeitsalltag wird immer digitaler und das branchenübergreifend. Diese Entwicklung lässt unsere Anforderungen an die IT in Unternehmen steigen. Je mehr Arbeit digital stattfindet, desto wichtiger ist es für Unternehmen, sensible Daten abzusichern und eine konsequent hohe Leistungsfähigkeit der Systeme zu gewährleisten. Bei diesen umfangreichen Aufgaben kommt die unternehmensinterne IT heutzutage schnell an Ihre Grenzen. Wir erklären Ihnen, warum es lohnenswert sein kann, die eigene IT an externe Dienstleister auszulagern.
Was ist Outsourcing? Definition
Outsourcing ist eine Geschäftsstrategie, bei der Unternehmen bestimmte Aufgaben, Funktionen oder Prozesse an externe Dienstleister auslagern, anstatt sie intern zu bewältigen. Dies ermöglicht es Unternehmen, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren, während externe Spezialisten sich um spezifische Aufgaben kümmern. Dabei können Unternehmen ihre Kosten senken und gleichzeitig Produktivität, Flexibilität und Modernität steigern – so können sie sich Wettbewerbsvorteile sichern.
Was ist IT Outsourcing?
IT Outsourcing beschreibt die Auslagerung von IT-Aufgaben an externe Dienstleister. Bei diesen Dienstleistern handelt es sich um IT-Spezialist:innen, die oftmals auch eigene Software oder Hostings für Cloud-Services anbieten. Abgerundet wird der Leistungsrahmen in vielen Fällen durch Communication Services wie Telefonanlagen oder Netzwerkinfrastrukturen.
Klassischerweise wird der Umfang der Service-Leistungen eines IT-Dienstleisters in einem sogenannten Service-Level-Agreement festgehalten.
Mit den Möglichkeiten der Cloud-Anbindung und Automatisierung von IT-Prozessen bieten sich immer häufiger auch IT-as-a-Service-Modelle an. Dabei wird ein Serviceplan aus sogenannte Managed Services definiert, die über einen festen, meist monatlichen, Betrag je Client, User oder Server abgedeckt sind. Dieser Flatrate-Charakter macht die Managed Services im Bereich IT Outsourcing besonders attraktiv, da eine sehr gute Planbarkeit und Skalierbarkeit der Aufwände gegeben sind.
Welche Formen von IT Outsourcing gibt es?
Es gibt verschiedene Modelle für die Beziehung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer im IT Outsourcing. Diese unterscheiden sich anhand der…
- Anzahl der Dienstleister
- Art der empfangenen Leistungen
- Distanz zum Dienstleister
Zunächst wird nach der Anzahl der beauftragten Dienstleister zwischen Single Vendor Outsourcing und Multi Vendor Outsourcing unterschieden. Das Single Vendor Outsourcing zeichnet sich dadurch aus, dass Ihr Unternehmen ausschließlich mit einem Systemhaus zusammenarbeitet, von welchem alle notwendigen IT-Leistungen erbracht werden. Die zweite Form des Outsourcings, das Multi Vendor Outsourcing oder Multisourcing, beschreibt die Zusammenarbeit mit mehreren verschiedenen Dienstleistern.
Außerdem lassen sich verschiedene IT Outsourcing-Modelle nach der Art und Umfang der in Auftrag gegebenen Leistungen definieren:
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Infrastructure Outsourcing |
Application Outsourcing |
Business Process Outsourcing |
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Definition: Outsourcing von Leistungen auf der Ebene der Infrastruktur |
Definition: Auslagerung von Anwendung- und Entwicklungsaufgaben in Bezug auf |
Definition: Ausgliederung ganzer geschäftlicher Prozesse |
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Beispiel: Serverdienste oder Cloud-Services |
Beispiel: Software- oder Website-Entwicklung |
Beispiel: Controlling oder Online-Marketing |
Darüber hinaus unterscheiden sich Outsourcing-Modelle danach, wie nah sich das beauftragende Unternehmen und der Dienstleister geografisch sind.
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Offshoring |
Nearshoring |
Onshoring |
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Definition: Auslagerung von Aufgaben an weit entfernte Standorte, oft in Länder mit niedrigeren Arbeitskosten oder mit einer hohen Konzentration an qualifizierten Fachkräften. |
Definition: Beauftragung externer Partner in geografisch nahen Ländern, oft in derselben Region bzw. Wirtschaftszone. |
Definition: Outsourcing von Aufgaben an externe Partner, die sich im gleichen Land befinden wie das auslagernde Unternehmen. Dies ermöglicht eine räumliche Nähe, was die Kommunikation, Zusammenarbeit und häufig auch die kulturelle Vertrautheit erleichtert. |
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Beispiel: Ein deutsches Unternehmen bezieht IT Support-Dienstleistungen aus Indien bezieht. |
Beispiel: Ein deutsches Unternehmen beauftragt einen Dienstleister in einem anderen europäischen Land, in dem die Lohnkosten geringer sind. |
Beispiel: Ein deutsches Unternehmen lagert seine IT-Prozesse an einen Dienstleister innerhalb Deutschlands aus. |
Onshore oder Offshore: Welches IT Outsourcing ist besser?
Neben der Unterscheidung zwischen den Leistungen der Serviceanbieter wird zusätzlich nach geografischen Faktoren unterschieden. Beim Offshore Outsourcing befindet sich das IT-Unternehmen in einem anderen Land. Diese können ihre Leistungen aufgrund anderer Steuerrechte und Standortkosten oft zu einem günstigen Preis anbieten. Dienstleister in anderen Zeitzonen können zudem z. B. leicht beim Anbieten eines 24h Kunden-Services unterstützen.
Beim IT-Outsourcing lohnt es sich allerdings meistens, etwas mehr Geld in die Hand zu nehmen und auf Onshore-Anbieter zu vertrauen. Diese haben einen Standort in geografischer Nähe zu Ihrem Unternehmen.
Diese Hindernisse vermeiden Sie, wenn Sie beim IT Outsourcing auf einen Onshore-Anbieter setzen:
- mangelhafte Kenntnisse über geltende Datenschutzrichtlinien
- Sprachbarrieren
- ggf. kulturelle Differenzen
- Sicherheitsrisiken durch die Weitergabe von Daten über Server im Ausland
- Zeitliche Verzögerungen bei der Kommunikation oder Lieferung der Ergebnisse
Lohnt sich IT Outsourcing?
Warum sollten Sie Ihre IT überhaupt auslagern und nicht auf eigene IT-Mitarbeiter:innen setzen? Das Beauftragen von externen Spezialist:innen hat viele Vorteile – wir haben die Wichtigsten für Sie zusammengefasst.
Vorteile von IT-Outsourcing
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Fachkräfte im Bereich IT sind schwer zu finden:
Der Fachkräftemangel ist besonders in der IT-Branche zu bemerken. Bei einem Dienstleister profitieren Sie von verschiedenen Expert:innen aus vielen Bereichen der IT. Besonders, wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihre eigene IT-Abteilung personell auszubauen, kann IT Outsourcing eine Entlastung darstellen. -
Zahlen Sie nur für die Leistungen, die Ihr Unternehmen benötigt:
Viele kleine bis mittelständische Unternehmen haben nicht dauerhaft Aufgaben, bei der sie eine Unterstützung benötigen. Bei einem guten IT-Outsourcing-Dienstleister zahlen Sie nur für die Leistungen, die Sie auch beanspruchen. -
Sparen Sie Geld dank umfangreicher Beratung:
Welchen Cloud-Service nutzen Sie? Wie viel Kapazität muss der verfügbare Cloud-Speicher haben? Welche Software-Module benötigen Sie wirklich? Die ausgebildeten Fachkräfte eines Dienstleisters haben Antworten auf alle diese Fragen. Somit sparen Sie Geld für beispielsweise teure Software-Verträge, die Sie überhaupt nicht benötigen. -
Nutzen Sie die Innovationen zuerst:
Neben dem alltäglichen Geschäft wie Backups oder dem Incident Management unterstützen wir Ihr Unternehmen bei der Digitalisierung von Prozessen oder schlagen neue Software-Lösungen vor, die Ihre Arbeit erleichtert und effizienter macht. Somit sichern Sie sich zusätzlich einen Vorteil gegenüber dem Wettbewerb. -
Sparen Sie Zeit, für das, was Ihnen wirklich wichtig ist:
Bei der Auslagerung von IT-Leistungen profitieren Sie nicht nur vom Know-how der Spezialist:innen und der Verbesserung der IT-Sicherheit, sondern können sich wieder voll auf Ihre Kerntätigkeiten konzentrieren. -
Bleiben Sie flexibel:
In manchen Phasen kann es mehr Bedarf an professionell ausgeführten IT-Dienstleistungen geben als in anderen. Im Gegensatz zu der Einstellung von neuem Personal, können Sie ausgelagerte IT Services flexibel hinzubuchen und wieder kündigen.
Sie sehen, IT Outsourcing ist die optimale Lösung, wenn Sie sich für Ihr Unternehmen flexible IT-Leistungen wünschen, aber dennoch immer Ansprechpartner:innen zur Seite haben möchten.
Wir sind Ihr erfahrener Ansprechpartner wenn es um die IT Ihrer Firma geht. Sprechen Sie uns einfach an!
Diese Leistungen können IT Anbieter durch Outsourcing für Sie übernehmen
Beim IT Outsourcing können verschiedene Leistungen von externen Dienstleistern übernommen werden. Zu den häufig ausgelagerten IT-Dienstleistungen gehören:
- Softwareentwicklung: Erstellung, Wartung und Aktualisierung von Softwareanwendungen
- Infrastrukturmanagement: Verwaltung und Wartung von IT-Infrastrukturen, einschließlich Servern, Netzwerken und Datenbanken
- Helpdesk und Support: Kundensupport sowie technischer Support für Mitarbeiter
- IT-Sicherheit: Implementierung und Überwachung von Sicherheitsmaßnahmen kümmern, um vor Cyberbedrohungen zu schützen
- Datensicherung und Wiederherstellung: sichere Speicherung von Daten sowie die Planung und Durchführung von Wiederherstellungsprozessen im Notfall
- Cloud-Services: Bereitstellung und Verwaltung von Cloud-Infrastrukturen und -Diensten
- IT-Beratung: strategische IT-Planung, Technologiebewertungen und allgemeine IT-Ratschläge
Nicht jede IT-Funktion in Ihrem Unternehmen kann gleich gut an externe Dienstleister übergeben werden. Bei einigen kritischen oder zentralen Aufgaben ist es sinnvoll, das Management und die Ausführung in Ihrem Betrieb zu behalten.
IT-Outsourcing eher schwierig:
- IT-Strategie
- Kerngeschäftsprozesse
- Hochempfindliche Datenverarbeitung
- Kundenspezifische Anpassungen
- Management von strategischen Partnerschaften
Diese Aufgaben, bei denen mit besonders kritischen Daten und Prozessen gearbeitet wird, sollten Sie am besten nur einem Onshore-Dienstleister überlassen, dem Sie vertrauen und der sich z. B. durch Referenzen nachweislich qualifiziert.
Wie finden Sie den richtigen IT-Outsourcing-Anbieter?
Die IT Ihres Unternehmens beeinflusst maßgeblich, ob alle Wertschöpfungsprozesse im Unternehmen erfolgreich ablaufen können. Um so wichtiger ist es daher, einen Dienstleister zu haben, dem Sie vertrauen. Mit diesen Fragen erkennen Sie, ob ein externer Dienstleister als IT Outsourcing-Anbieter für Sie infrage kommt.
- Welches Fachwissen haben die Berater:innen?
- Gibt es aussagekräftige Referenzen oder Auszeichnungen?
- Wie werden Ihre Daten aufbewahrt und gesichert?
- Gibt es persönliche Ansprechpartner:innen und wie sind diese zu erreichen?
- Welche Partner-Software und Hardware empfiehlt der IT-Dienstleister?
- Sind die Leistungen flexibel auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassbar oder gibt es lediglich ein einziges pauschales Betreuungsangebot?
Beim IT Outsourcing ist es unverzichtbar, dass Sie dem Dienstleister vertrauen können. Wir empfehlen daher, sich vor Vertragsabschluss umfassend beraten zu lassen. Achten Sie bei der Beratung darauf, ob Sie sich gut betreut fühlen und wie zuverlässig Ihre Ansprechpartner sind. Sollten Sie bereits in den ersten Gesprächen ein ungutes Gefühl haben, suchen Sie eventuell besser noch nach einem anderen Dienstleister, dem Sie auch in Krisensituationen voll vertrauen können.
Service-Level-Agreement: das sollten Sie beachten
Das Service-Level-Agreement, kurz SLA, regelt die Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit. Es enthält, welche Leistungen vom IT-Dienstleister übernommen werden und für welche Bereiche der IT-Infrastruktur er verantwortlich ist. Um Unklarheiten und Konflikte zu vermeiden, sollte der Vertrag ausreichend detailliert sein. So können Sie sicherstellen, dass Sie immer den Support erhalten, den Sie sich gewünscht haben und keine wichtigen Bereiche Ihrer IT vernachlässigt werden, weil sich niemand in der Verantwortung sieht. Vergleichen Sie in jedem Fall verschiedene Angebote und lassen Sie sich nicht von auffallend günstigen Preisen locken. Gerade, wenn es um den Schutz sensibler Daten, beispielsweise über die Ablage in einer Cloud, geht, sollten Sie bei der Auswahl nicht nur auf den Preis achten.
Wie viel kostet IT Outsourcing?
Die Kosten des IT Outsourcings hängen ganz davon ab, für welchen Leistungsumfang Sie sich entscheiden. Darüber hinaus werden je nach Anbieter verschiedene Preismodelle angeboten. So können Sie bei manchen Dienstleistern im Rahmen eines Managed-Services-Angebots einen Festbetrag für die monatliche Betreuung, zum Beispiel auf Basis der User oder Clients zahlen. Ebenso können nach dem Break/Fix-Ansatz die zu zahlenden Kosten mit der geleisteten Arbeitszeit variieren. Welches Abrechnungsmodell für Ihren Bedarf das passend ist, ermitteln Sie am einfachsten anhand des Bedarfs gemeinsam mit dem Dienstleister oder über die Anforderungen Ihrer internen Kalkulationsprozesse.
Fazit: IT Outsourcing
Die Auslagerung von IT-Aufgaben ist für viele Unternehmen eine attraktive Option. Besonders kleinere Unternehmen können so personelle Lücken in der eigenen IT ausgleichen. IT Outsourcing hat allerdings nicht nur aus der HR-Perspektive Vorteile. Dank des umfangreichen Know-hows über Softwares und aktuelle Sicherheitsrisiken, ist die ausgelagerte IT ein strategischer Partner für Ihr Unternehmen. Professionelle IT-Systemhäuser helfen Unternehmen dabei, langfristig die Effizienz zu steigern und durch den Schutz sensibler Daten den Fortbestand des Unternehmens zu sichern.
Sollten Sie lediglich Unterstützung für kurzzeitige und in sich geschlossene Projekte benötigen, könnten IT-Freelancer:innen eine Alternative zum IT Outsourcing darstellen.
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