Was ist IT Outsourcing und welche Vorteile hat es für Ihr Unternehmen?

23.03.2022
12 min

IT Outsourcing wird immer beliebter. Kein Wunder: Unser Arbeitsalltag wird immer digitaler und das branchenübergreifend. Diese Entwicklung lässt unsere Anforderungen an die IT in Unternehmen

steigen. Je mehr Arbeit digital stattfindet, desto wichtiger ist es, sensible Daten abzusichern und eine konsequent hohe Leistungsfähigkeit der IT-Infrastruktur zu gewährleisten. Angesichts dieser komplexen Herausforderungen kommt die interne IT heutzutage schnell an ihre Grenzen. Wir erklären Ihnen, warum es lohnenswert sein kann, die eigene IT an externe Dienstleister auszulagern.

Was ist Outsourcing? Definition

Outsourcing ist eine Geschäftsstrategie, bei der Unternehmen bestimmte Aufgaben, Funktionen oder Prozesse an externe Dienstleister auslagern, anstatt sie intern zu bewältigen. Dies ermöglicht es Unternehmen, sich voll auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, während externe Spezialisten sich um spezifische Aufgaben kümmern. Dabei können Unternehmen ihre Kosten senken und gleichzeitig Produktivität, Flexibilität und Modernität steigern – so können sie sich entscheidende Wettbewerbsvorteile sichern.

Was ist IT Outsourcing?

IT Outsourcing beschreibt die Auslagerung von IT-Aufgaben an externe Partner. Bei diesen IT Outsourcing Anbietern handelt es sich um Spezialist:innen, die oftmals auch eigene Anwendungen, Technologien oder Hostings für Cloud-Services anbieten. Abgerundet wird der Leistungsrahmen in vielen Fällen durch Communication Services wie Telefonanlagen oder Netzwerkkomponenten.

Klassischerweise wird der Umfang der Service-Leistungen eines IT-Dienstleisters in einem sogenannten Service-Level-Agreement festgehalten.

Mit den Möglichkeiten der Cloud-Anbindung und Automatisierung von IT-Prozessen bieten sich immer häufiger auch IT-as-a-Service-Modelle an. Dabei wird ein Serviceplan aus sogenannten Managed Services definiert, die über einen festen, meist monatlichen, Betrag je Client, User oder Server abgedeckt sind. Dieser Flatrate-Charakter macht die Managed Services im Bereich IT Outsourcing besonders attraktiv, da eine sehr gute Planbarkeit und Skalierbarkeit der Aufwände gegeben sind.

Welche Formen von IT Outsourcing gibt es?

Es gibt verschiedene Modelle für die Beziehung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Diese unterscheiden sich anhand der…

Anzahl der Dienstleister
Art der empfangenen Leistungen
Distanz zum Dienstleister

Zunächst wird nach der Anzahl der beauftragten Partner zwischen Single Vendor Outsourcing und Multi Vendor Outsourcing unterschieden. Das Single Vendor Outsourcing zeichnet sich dadurch aus, dass Ihr Unternehmen ausschließlich mit einem Systemhaus zusammenarbeitet, von welchem alle notwendigen IT-Lösungen erbracht werden. Die zweite Form, das Multi Vendor Outsourcing oder Multisourcing, beschreibt die Zusammenarbeit mit mehreren verschiedenen Anbietern.

Außerdem lassen sich verschiedene IT Outsourcing-Modelle nach der Art und Umfang der in Auftrag gegebenen Leistungen definieren:

Infrastructure Outsourcing	Application Outsourcing	Business Process Outsourcing
Definition: Outsourcing von Leistungen auf der Ebene der IT-Infrastruktur	Definition: Auslagerung von Anwendung- und Entwicklungsaufgaben in Bezug auf...	Definition: Ausgliederung ganzer geschäftlicher Prozesse
Beispiel: Serverdienste oder Cloud-Services	Beispiel: Software- oder Website-Entwicklung	Beispiel: Controlling oder Online-Marketing

Darüber hinaus unterscheiden sich Outsourcing-Modelle danach, wie nah sich das beauftragende Unternehmen und der Dienstleister geografisch sind.

Offshoring	Nearshoring	Onshoring
Definition: Auslagerung von Aufgaben an weit entfernte Standorte, oft in Länder mit niedrigeren Arbeitskosten oder mit einer hohen Konzentration an qualifizierten Fachkräften.	Definition: Beauftragung externer Partner in geografisch nahen Ländern, oft in derselben Region bzw. Wirtschaftszone.	Definition: Outsourcing von Aufgaben an externe Partner, die sich im gleichen Land befinden wie das auslagernde Unternehmen. Dies ermöglicht eine räumliche Nähe, was die Kommunikation, Zusammenarbeit und häufig auch die kulturelle Vertrautheit erleichtert.
Beispiel: Ein deutsches Unternehmen bezieht IT Support-Dienstleistungen aus Indien bezieht.	Beispiel: Ein deutsches Unternehmen beauftragt einen Dienstleister in einem anderen europäischen Land, in dem die Lohnkosten geringer sind.	Beispiel: Ein deutsches Unternehmen lagert seine IT-Prozesse an einen Dienstleister innerhalb Deutschlands aus.

Onshore oder Offshore: Welches IT Outsourcing ist besser?

Neben der Unterscheidung zwischen den Leistungen der Serviceanbieter wird zusätzlich nach geografischen Faktoren unterschieden. Beim Offshore Outsourcing befindet sich das IT-Unternehmen in einem anderen Land. Diese können ihre Leistungen aufgrund anderer Steuerrechte und Standortkosten oft zu einem günstigen Preis anbieten. Dienstleister in anderen Zeitzonen können zudem z. B. leicht beim Anbieten eines 24h Kunden-Services unterstützen.

Beim IT Outsourcing lohnt es sich allerdings meistens, etwas mehr Geld in die Hand zu nehmen und auf Onshore-Anbieter zu vertrauen. Diese haben einen Standort in geografischer Nähe zu Ihrem Unternehmen.

Diese Hindernisse vermeiden Sie, wenn Sie beim IT Outsourcing auf einen Onshore-Anbieter setzen:

mangelhafte Kenntnisse über geltende Datenschutzrichtlinien
Sprachbarrieren
ggf. kulturelle Differenzen
Sicherheitsrisiken durch die Weitergabe von Daten über Server im Ausland
Zeitliche Verzögerungen bei der Kommunikation oder Lieferung der Ergebnisse

Lohnt sich IT Outsourcing?

Warum sollten Sie Ihre IT überhaupt auslagern und nicht auf eigene IT-Mitarbeiter:innen setzen? Das Beauftragen von externen IT Outsourcing Dienstleistern hat viele Vorteile – wir haben die Wichtigsten für Sie zusammengefasst.

Vorteile von IT-Outsourcing

Fachkräfte im Bereich IT sind schwer zu finden:
Der Fachkräftemangel ist besonders in der IT-Branche zu bemerken. Bei einem Partner profitieren Sie von verschiedenen Expert:innen aus vielen Bereichen der IT. Besonders, wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihre eigene IT-Abteilung personell auszubauen, kann die Auslagerung eine Entlastung darstellen.
Zahlen Sie nur für die Leistungen, die Ihr Unternehmen benötigt:
Viele kleine bis mittelständische Unternehmen haben nicht dauerhaft Projekte, bei der sie eine Unterstützung benötigen. Bei einem guten IT-Partner zahlen Sie nur für die Ressourcen, die Sie auch beanspruchen.
Sparen Sie Geld dank umfangreicher Beratung:
Welchen Cloud-Service nutzen Sie? Wie viel Kapazität muss der verfügbare Cloud-Speicher haben? Welche Software-Module benötigen Sie wirklich? Die ausgebildeten Fachkräfte eines Dienstleisters haben Antworten auf alle diese Fragen. Somit sparen Sie Geld für beispielsweise teure Lizenzverträge, die Sie überhaupt nicht benötigen.
Nutzen Sie die Innovationen zuerst:
Neben dem alltäglichen Geschäft wie Backups oder dem Incident Management unterstützen wir Ihr Unternehmen bei der Digitalisierung und schlagen neue Technologien und Lösungen vor, die Ihre Arbeit erleichtert und die Effizienz steigert. Somit sichern Sie sich zusätzlich einen Vorteil gegenüber dem Wettbewerb.
Sparen Sie Zeit, für das, was Ihnen wirklich wichtig ist:
Bei der Auslagerung von IT-Leistungen profitieren Sie nicht nur vom Know-how der Spezialist:innen und der Verbesserung der Sicherheit, sondern können sich wieder voll auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Bleiben Sie flexibel:
In manchen Phasen kann es mehr Bedarf an professionell ausgeführten IT-Dienstleistungen geben als in anderen. Im Gegensatz zu der Einstellung von neuem Personal, können Sie ausgelagerte IT Services flexibel hinzubuchen und wieder kündigen.

Sie sehen, IT Outsourcing ist die optimale Lösung, wenn Sie sich für Ihr Unternehmen flexible IT-Leistungen wünschen, aber dennoch immer Ansprechpartner:innen zur Seite haben möchten.

Wir übernehmen das für Sie!

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Diese Leistungen können IT Anbieter durch Outsourcing für Sie übernehmen

Beim IT Outsourcing können verschiedene Leistungen von externen Dienstleistern übernommen werden. Zu den häufig ausgelagerten IT-Dienstleistungen gehören:

Softwareentwicklung: · Softwareentwicklung: Erstellung, Wartung und Aktualisierung von Anwendungen
Infrastrukturmanagement: Betrieb, Verwaltung und Wartung der IT-Infrastruktur, einschließlich Servern, Netzwerken und Datenbanken
Helpdesk und Support: Kundensupport sowie technischer Support für Mitarbeiter
IT-Sicherheit: Implementierung und Überwachung von Sicherheitsmaßnahmen, um vor Cyberbedrohungen zu schützen
Datensicherung und Wiederherstellung: sichere Speicherung von Daten sowie die Planung und Durchführung von Wiederherstellungsprozessen im Notfall
Cloud-Services: Bereitstellung und Verwaltung von Cloud-Infrastrukturen und -Diensten
IT-Beratung: strategische IT-Planung, Bewertung von Technologien und allgemeine IT-Ratschläge

Nicht jede IT-Funktion in Ihrem Unternehmen kann gleich gut an externe Dienstleister übergeben werden. Bei einigen kritischen oder zentralen Aufgaben ist es sinnvoll, das Management und den Betrieb in Ihrem Haus zu behalten.

IT-Outsourcing eher schwierig:

IT-Strategie
Kerngeschäft und zentrale Geschäftsprozesse
Hochempfindliche Datenverarbeitung
Kundenspezifische Anpassungen
Management von strategischen Partnerschaften

Diese Aufgaben, bei denen mit besonders kritischen Daten und Prozessen gearbeitet wird, sollten Sie am besten nur einem Onshore-Dienstleister überlassen, dem Sie vertrauen und der sich z. B. durch Referenzen nachweislich qualifiziert.

Wie finden Sie den richtigen IT-Outsourcing-Anbieter?

Die IT Ihres Unternehmens beeinflusst maßgeblich, ob alle Wertschöpfungsprozesse im Unternehmen erfolgreich ablaufen können. Um so wichtiger ist es daher, einen Dienstleister zu haben, dem Sie vertrauen. Mit diesen Fragen erkennen Sie, ob ein externer Partner als IT Outsourcing Anbieter für Sie infrage kommt.

Welches Fachwissen haben die Berater:innen?
Gibt es aussagekräftige Referenzen oder Auszeichnungen?
Wie werden Ihre Daten aufbewahrt und gesichert?
Gibt es persönliche Ansprechpartner:innen und wie sind diese zu erreichen?
Welche Partner-Technologien und Hardware empfiehlt der IT-Dienstleister?
Sind die Lösungen flexibel auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassbar oder gibt es lediglich ein einziges pauschales Betreuungsangebot?

Beim IT Outsourcing ist es unverzichtbar, dass Sie dem Dienstleister vertrauen können. Wir empfehlen daher, sich vor Vertragsabschluss umfassend beraten zu lassen. Achten Sie bei der Beratung darauf, ob Sie sich gut betreut fühlen und wie zuverlässig Ihre Ansprechpartner sind. Sollten Sie bereits in den ersten Gesprächen ein ungutes Gefühl haben, suchen Sie eventuell besser noch nach einem anderen Dienstleister, dem Sie auch in Krisensituationen voll vertrauen können.

Service-Level-Agreement: das sollten Sie beachten

Das Service-Level-Agreement, kurz SLA, regelt die Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit. Es enthält, welche Leistungen vom IT-Dienstleister übernommen werden und für welche Bereiche der IT-Infrastruktur er verantwortlich ist. Um Unklarheiten und Konflikte zu vermeiden, sollte der Vertrag ausreichend detailliert sein. So können Sie sicherstellen, dass Sie immer den Support erhalten, den Sie sich gewünscht haben und keine wichtigen Bereiche Ihrer IT vernachlässigt werden, weil sich niemand in der Verantwortung sieht. Vergleichen Sie in jedem Fall verschiedene Angebote und lassen Sie sich nicht von auffallend günstigen Preisen locken. Gerade, wenn es um den Schutz sensibler Daten, beispielsweise über die Ablage in einer Cloud, geht, sollten Sie bei der Auswahl nicht nur auf den Preis achten.

Wie viel kostet IT Outsourcing?

Die Kosten des IT Outsourcings hängen ganz davon ab, für welchen Leistungsumfang Sie sich entscheiden. Darüber hinaus werden je nach Anbieter verschiedene Preismodelle angeboten. So können Sie bei manchen Dienstleistern im Rahmen eines Managed-Services-Angebots einen Festbetrag für die monatliche Betreuung, zum Beispiel auf Basis der User oder Clients zahlen. Ebenso können nach dem Break/Fix-Ansatz die zu zahlenden Kosten mit der geleisteten Arbeitszeit variieren. Welches Abrechnungsmodell für Ihren Bedarf das passend ist, ermitteln Sie am einfachsten anhand der Projekte gemeinsam mit dem Dienstleister oder über die Anforderungen Ihrer internen Kalkulationsprozesse.

Fazit: IT Outsourcing

Die Auslagerung von IT-Aufgaben ist für viele Unternehmen eine attraktive Option. Besonders kleinere Unternehmen können so personelle Lücken in der eigenen IT ausgleichen. IT Outsourcing hat allerdings nicht nur aus der HR-Perspektive Vorteile. Dank des umfangreichen Know-hows über Software und aktuelle Herausforderungen, ist die ausgelagerte IT ein strategischer Partner für Ihr Unternehmen. Professionelle IT-Systemhäuser helfen Unternehmen dabei, langfristig die Effizienz zu steigern und durch den Schutz sensibler Daten den Fortbestand des Unternehmens zu sichern.

Sollten Sie lediglich Unterstützung für kurzzeitige und in sich geschlossene Projekte benötigen, könnten IT-Freelancer:innen eine Alternative zum IT Outsourcing darstellen.

IT Outsourcing mit GREEN IT – nachhaltig & innovativ

GREEN IT ist der Managed Service Provider an Ihrer Seite. Ganz egal, ob einzelne Managed Services oder die Betreuung Ihrer gesamten IT – wir passen unsere Lösungen flexibel auf Ihre Bedürfnisse an. Wir bieten unseren Kunden moderne und nachhaltige Konzepte in verschiedenen Bereichen an. GREEN IT hilft Unternehmen dabei, Geschäftsprozesse zu digitalisieren, Daten in sicheren Cloud-Systemen zu verwalten und innovative Cloud-Telefonie-Systeme zu implementieren. Außerdem analysieren und optimieren wir die IT-Sicherheit Ihres Unternehmens. Wir handeln proaktiv und greifen nicht erst ein, wenn bereits Probleme bestehen.

Welche unserer Service-Module Sie buchen, liegt ganz bei Ihnen. Wir erstellen Ihnen ein individuelles Angebot, welches optimal auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst ist. Kommt vielleicht eines unserer drei attraktiven Pakete für Sie infrage? Mit den Paketen “Feel good”, “Feel ready” und “Feel free” bieten wir unseren Kunden drei verschiedene Leistungsumfänge. Dabei gilt für alle Pakete: Sie zahlen nur die Pauschale und müssen sich keine Gedanken über die zuzügliche Berechnung von Stundensätzen machen.

Welche IT-Aufgaben sollten Sie outsourcen? Finden Sie es jetzt heraus mit dem praktischen Green CIO Check.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zum Thema IT Outsourcing

Welche konkreten Vorteile bietet IT Outsourcing für mein Unternehmen?

Durch IT Outsourcing können Sie sich wieder voll auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, während sich Experten um den reibungslosen Betrieb Ihrer Technik kümmern. Zudem senken Sie oft Kosten für Personalbeschaffung und Schulungen, profitieren von spezialisiertem Know-how und erhöhen die Flexibilität sowie Skalierbarkeit Ihrer IT-Ressourcen.

Wie sicher sind meine Daten bei einem externen IT-Dienstleister?

Die Sicherheit Ihrer Daten hat bei professionellen Anbietern höchste Priorität. Oftmals sind die Sicherheitsstandards bei spezialisierten Dienstleistern durch permanente Updates, modernes Monitoring und Managed Services sogar höher als bei einer internen IT. Achten Sie besonders auf Onshore-Anbieter mit Serverstandorten in Deutschland, um die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sicherzustellen.

Ist IT Outsourcing günstiger als eine eigene IT-Abteilung?

In vielen Fällen ja. Sie wandeln hohe Fixkosten für Personal und Hardware in variable Kosten um. Statt teure Rekrutierungsprozesse zu durchlaufen, zahlen Sie bei Modellen wie Managed Services meist planbare monatliche Pauschalen und bezahlen nur für die Leistungen und Ressourcen, die Sie tatsächlich benötigen. Dies macht die Budgetplanung deutlich effizienter.

Welche IT-Aufgaben sollte man besser nicht auslagern?

Während sich Bereiche wie Support, IT-Infrastruktur oder Cloud-Services hervorragend auslagern lassen, sollten strategische Entscheidungen, die tief in Ihr Kerngeschäft eingreifen, intern verbleiben. Dazu gehören oft die IT-Strategie und das Management sensibler Partnerschaften. Ein guter Partner unterstützt Sie operativ, die strategische Hoheit bleibt jedoch bei Ihnen im Unternehmen.

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