Managed Print Services (MPS) Definition

13.12.2023
5 min

Die Digitalisierung von Prozessen ist eine Herausforderung, die in jedem Unternehmen allgegenwärtig ist. Trotz aller Fortschritte und Innovationen lassen sich manche Ziele nur Schritt für Schritt erreichen. Dies gilt besonders für die Dokumentenorganisation. Nicht in allen Unternehmen kann vollständig auf Papier verzichtet werden. Managed Print Services externer Dienstleisterermöglichen die optimale Organisation von Druckern und der Druckinfrastruktur für mehr Produktivität und geringeren Ressourcenverbrauch.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Aufgaben von Managed Print Services übernommen werden und wie sie Prozesse in Ihrem Unternehmen verbessern.

Was sind Managed Print Services?

Bei Managed Print Services (MPS) übernimmt ein Dienstleister die Verwaltung und Optimierung des Drucker- und Dokumentenmanagements. Damit eingeschlossen ist das Management der erforderlichen Geräte, also der Drucker, Kopierer und der zugehörigen Software zur Nutzung der Geräte über das Netzwerk. Der Print Service Provider ist nicht nur für das gesamte Setup und die Optimierung der Prozesse zuständig, sondern übernimmt auch die Verantwortung für Betrieb und Wartung. Dies umfasst ebenfalls die Beschaffung von Verbrauchsmaterialien wie Druckertinte und Papier.

Klassische Aufgaben von MPS:
Beschaffung, Installation und Wartung der Hardware
Organisation der Verbrauchsmaterialien
Administration der Softwares zum Gerätemanagement
Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten
Support bei Problemen
Beratung zu Potenzialen für Kosten- und Ressourceneinsparungen

Wenn drucken, dann ökologisch - mit "PRINT GREEN"

Warum lohnen sich MPS?

Das Vertrauen auf einen professionellen Dienstleister für Managed Print Services hat viele Vorteile für Unternehmen – sowohl hinsichtlich ökonomischer als auch ökologischer Gesichtspunkte. Dank der optimierten Prozesse kann die Produktivität der Mitarbeitenden im Unternehmen gesteigert werden. Gleichzeitig werden weniger Dokumente umsonst gedruckt. MPS implementieren energieeffiziente Geräte in die IT-Infrastruktur von Unternehmen, so werden pro Druck weniger Ressourcen verbraucht.

Vorteile mit Print Services von externen Dienstleistern:

Reduktion des Druckvolumens für eine bessere CO2-Bilanz
Geringere Kosten durch effizienten Materialverbrauch
Ressourcenschonendes Drucken
Einsatz von energieeffizienten Geräten
Persönliche Ansprechpartner für schnelle Lösungen bei Problemen

Für welche Unternehmen lohnen sich Print Services?

Die Vorteile von Managed Print Services gelten für Unternehmen jeder Größe und Branche. Gerade kleinere Unternehmen können den Fokus darauf legen, Druckkosten zu sparen, wohingegen größere Unternehmen häufig ihre Prozesse effizienter gestalten möchten.

Die Zusammenarbeit mit einem MPS-Dienstleister lohnt sich vor allem für Unternehmen, die im Tagesgeschäft mit folgenden Herausforderungen konfrontiert sind:

Nutzung von Geräten vieler verschiedener Hersteller
Hardware, die schon länger als sieben Jahre im Einsatz ist
Keine Verantwortlichkeit für Gerätemanagement
Fehlendes Monitoring von Materialverbrauch
Keine Automatisierung bei der Beschaffung von Verbrauchsmaterialien
Mangelhafter Umgang mit Störungen, bzw. fehlender Support
Zeitintensive Druckprozesse

In 4 Schritten zu Managed Print Services in Ihrem Unternehmen

Für eine ganzheitliche Optimierung der Druckprozesse analysiert ein Anbieter für Managed Print Services zu Beginn die Druckerlandschaft des Unternehmens und damit verbundene Prozesse und Softwares. Dabei erkennt er Optimierungspotenziale und erstellt auf Grundlage des Ist-Zustands und der Wünsche des Unternehmens ein individuelles Konzept. Dieses Service-Level-Agreement enthält die zu erreichenden Ziele und konkrete Maßnahmen zur Umsetzung. Neue Geräte und Prozesse werden vom MPS-Dienstleister so implementiert, dass die Mitarbeitenden durch die Umstellung nicht in ihrem Tagesgeschäft behindert werden, sondern direkt von den Vorteilen profitieren können. Neben der Wartung und Instandhaltung der Druckerflotte, überprüft der Dienstleister kontinuierlich, ob es noch weitere Optionen gibt, mit denen das Unternehmen kosteneffizienter und nachhaltiger Drucken beziehungsweise Dokumente verwalten kann. Somit ebnet ein Anbieter für Managed Print Services Unternehmen langfristig den Weg zum papierlosen Büro.

Managed Print Services - FAQ

Was sind Print Services?

Bei Managed Print Services werden Dienstleistungen rund um das Druck- und Dokumentenmanagement an ein externes Unternehmen ausgelagert. Die Aufgaben reichen von der Beschaffung der Geräte und Verbrauchsmaterialien über das Monitoring und die Wartung von Geräten bis hin zur grundsätzlichen Prozessoptimierung.

Welche Vorteile haben Print Services?

Print Services helfen dabei, Druckprozesse und die Dokumentenverwaltung effizienter zu gestalten. Außerdem führt der Einsatz von intelligenter Soft- und Hardware zu Kostenersparnissen. Die Einsparung von Ressourcen wirkt sich allerdings nicht nur positiv auf die Ausgaben Ihres Unternehmens aus, sondern sie schont auch die Umwelt. Print Services haben langfristig zum Ziel, das Druckvolumen insgesamt zu reduzieren.

Warum können Print Services dabei helfen, die Umweltbilanz eines Unternehmens zu verbessern?

Die intelligente Kombination von Managed Print Services sorgt in erster Linie für einen geringeren Ressourcenverbrauch. Dies betrifft sowohl Verbrauchsmaterialien, wie Papier, Toner und Tinte, aber auch Ersatzteile und natürlich Energie. Darüber hinaus können weitere Einflüsse auf die unmittelbare Umwelt reduziert werden, wie z.B. Lärm und Luftverschmutzung. All diese Effekte können durch die Digitalisierung von Dokumenten und Workflows weiter verstärkt werden.

Führt die Einführung von Managed Print Services zu höheren Kosten für Unternehmen?

Besonders kleinere Unternehmen sorgen sich vor der Implementierung von Managed Services häufig davor, dass die Beauftragung eines Managed Service Providers nur zu zusätzlichen Kostensteigerungen führt. Diese Kosten können durch die erheblichen Effizienzsteigerungen beim Drucken allerdings schnell wieder ausgeglichen werden.

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