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Revisionssichere Archivierung: GoBD-konforme Archivierung einfach erklärt

Die Pandemie zwingt viele deutsche Unternehmen zum Umdenken. Auf der einen Seite muss es Mitarbeitern ermöglicht werden, von Zuhause aus im Home-Office zu arbeiten. Auf der anderen Seite jedoch lassen sich manche Geschäftsprozesse nicht so einfach vor den Schreibtisch nach Hause verlagern. Besonders der Eingang und die Verarbeitung von Rechnungen wird in vielen Unternehmen manuell von Hand im Büro abgearbeitet. Revisionssichere Archivierung ist nicht nur praktisch, weil sie ein standortungebundenes Arbeiten ermöglicht, sondern auch viele Vorteile gegenüber der papiergebundenen Rechnungsverarbeitung bietet.

Damit ein Dokument wirklich “revisionssicher” archiviert ist, muss es bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Die verwendete Software zur Archivierung muss die rechtlichen Bedingungen in Bezug auf Zugriffsschutz, Sicherheit, Vollständigkeit, Ordnungsmäßigkeit, Verfügbarkeit, Unveränderlichkeit und Nachvollziehbarkeit erfüllen. Wir erklären Ihnen, was es mit den Anforderungen auf sich hat und wie Sie zukünftig die Dokumente in Ihrem Unternehmen revisionssicher archivieren können.

Warum ist die revisionssichere Archivierung für viele Unternehmen eine Herausforderung?

Die Dokumentenverarbeitung in Unternehmen zu digitalisieren klingt erstmal gut, trifft allerdings in vielen Unternehmen auf Hindernisse. Zum einen empfangen die meisten Unternehmen Ihre Rechnungen in den unterschiedlichsten Formaten und an verschiedenen Stellen. Dazu kommen weitere Dokumente wie Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine. Nur in den seltensten Fällen können alle diese Dokumente in einem gesammelten Archiv eingesehen werden.

Eine weitere große Hürde für Unternehmen: die revisionssichere Archivierung muss gewisse gesetzliche Standards erfüllen. Beim digitalen Dokumentenmanagement sind die Datenschutzverordnung DSGVO und die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zu beachten.

Revisionssichere Archivierung ist somit nicht so schnell und einfach umzusetzen. Wir erklären Ihnen, weshalb es dennoch wichtig ist und wie Ihr Unternehmen von einer Umstellung profitieren kann. 

Vorteile der revisionssicheren Archivierung

Der wohl offensichtlichste Vorteil einer digitalen Archivierungslösung ist das Einsparen von Papier. Neben einem Beitrag zu klimafreundlichen Geschäftsprozessen, bietet revisionssichere Archivierung weiteren Nutzen für Ihr Unternehmen:

Revisionssichere Archivierung… 

Wann ist eine Archivierung GoBD-konform?

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) stellen rechtliche Voraussetzungen an digitale Dokumentenarchivierung. Generell lässt sich das Gesetz in 10 Grundsätze unterteilen:

Wir übernehmen das für Sie!

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Revisionssichere Archivierung: So geht’s

Damit der Umstieg auf eine revisionssichere Archivierung erfolgreich abläuft, gilt es einige Punkte zu beachten. Erfahrungsgemäß erfolgt die Digitalisierung der Dokumentenverarbeitung schrittweise über einen längeren Prozess. Wir erklären Ihnen, wie Sie in fünf Schritten eine revisionssicheren Archivierung in Ihrem Unternehmen implementieren.

Aufnahme der rechnungsrelevanten Belege

Definieren Sie, welche Belege in Ihrem Unternehmen rechnungsrelevant sind und demzufolge in einem digitalen Archivierungssystem erfasst werden sollen. Hier kann es hilfreich sein, Bereiche im Unternehmen nach verschiedenen Kategorien einzuteilen, z.B. in alle Daten einer Abteilung, bestimmter Geschäftsprozesse, E-Mails oder bereits konkreter in eingehende und ausgehende Rechnungen.

Auswahl eines passenden Archivierungssystems

Mittlerweile gibt es viele Anbieter für revisionssichere Archivierungssysteme mit unterschiedlichen Funktionen. Es ist wichtig, dass das System zu Ihrem Unternehmen passt. Ein digitales Dokumentenmanagement (DMS) ist für viele Unternehmen eine passende Lösung. Wichtig ist vor allem, dass das System die Anforderungen der GoBD erfüllt. Unsere Experten wissen genau, worauf es ankommt und helfen Ihnen gerne, eine passende Software auszuwählen.

Testphase des Archivierungssystems

Bevor Sie alle Prozesse auf das digitale Archivierungssystem umstellen, sollte es vorher in ausgewählten Bereichen Ihres Unternehmens getestet werden. Wir unterstützen Sie gerne bei der Implementierung des neuen Systems und schulen Ihre Mitarbeiter in dem Umgang mit den neuen digitalen Abläufen.

Verfahrensdokumentation nach GoBD

Damit Sie bereits von Beginn der nutzung GoBD-konform handeln, sollten alle grundlegenden Strukturen im System protokolliert werden. Diese Punkte sind in der Verfahrensdokumentation zu hinterlegen:

Prozesskontrolle & Review

Überprüfen Sie nach einem vorher bestimmten Zeitraum den aktuellen Stand bei der Implementierung der revisionssicheren Dokumentenarchivierung. Die Umstellung von papiergebundener zu digitaler Dokumentenverarbeitung ist ein langfristiger Prozess, welcher regelmäßig überprüft werden sollte. Darüber hinaus muss das System bei Änderungen der gesetzlichen Vorschriften entsprechend angepasst werden.

Revisionssicherheit mit DMS umsetzen

Sie möchten Dokumente in ihrem Unternehmen revisionssicher archivieren? Wir beraten Sie gerne zu unserer DMS-Software BvLArchivio®. Die All-in-one-Lösung aus Hard- und Software ist einfach in Ihre Geschäftsprozesse implementierbar und sofort einsatzbereit. 

Wir unterstützen Ihre revisionssichere Archivierung

GreenIT ist Ihr Begleiter auf dem Weg zum papierlosen Büro. Mit unseren Softwarelösungen unterstützen wir Unternehmen dabei, nachhaltiger zu agieren und Prozesse zu digitalisieren. Im Rahmen unserer IT-Beratung passen wir unsere Leistungen flexibel auf Ihr Unternehmen an. Sie zahlen nur für das, was Sie wirklich brauchen.

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