Die Pandemie zwingt viele deutsche Unternehmen zum Umdenken. Auf der einen Seite muss es Mitarbeitern ermöglicht werden, von Zuhause aus im Home-Office zu arbeiten. Auf der anderen Seite jedoch lassen sich manche Geschäftsprozesse nicht so einfach vor den Schreibtisch nach Hause verlagern. Besonders der Eingang und die Verarbeitung von Rechnungen wird in vielen Unternehmen manuell von Hand im Büro abgearbeitet. Revisionssichere Archivierung ist nicht nur praktisch, weil sie ein standortungebundenes Arbeiten ermöglicht, sondern auch viele Vorteile gegenüber der papiergebundenen Rechnungsverarbeitung bietet.
Damit ein Dokument wirklich “revisionssicher” archiviert ist, muss es bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Die verwendete Software zur Archivierung muss die rechtlichen Bedingungen in Bezug auf Zugriffsschutz, Sicherheit, Vollständigkeit, Ordnungsmäßigkeit, Verfügbarkeit, Unveränderlichkeit und Nachvollziehbarkeit erfüllen. Wir erklären Ihnen, was es mit den Anforderungen auf sich hat und wie Sie zukünftig die Dokumente in Ihrem Unternehmen revisionssicher archivieren können.
Warum ist die revisionssichere Archivierung für viele Unternehmen eine Herausforderung?
Die Dokumentenverarbeitung in Unternehmen zu digitalisieren klingt erstmal gut, trifft allerdings in vielen Unternehmen auf Hindernisse. Zum einen empfangen die meisten Unternehmen Ihre Rechnungen in den unterschiedlichsten Formaten und an verschiedenen Stellen. Dazu kommen weitere Dokumente wie Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine. Nur in den seltensten Fällen können alle diese Dokumente in einem gesammelten Archiv eingesehen werden.
Eine weitere große Hürde für Unternehmen: die revisionssichere Archivierung muss gewisse gesetzliche Standards erfüllen. Beim digitalen Dokumentenmanagement sind die Datenschutzverordnung DSGVO und die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zu beachten.
Revisionssichere Archivierung ist somit nicht so schnell und einfach umzusetzen. Wir erklären Ihnen, weshalb es dennoch wichtig ist und wie Ihr Unternehmen von einer Umstellung profitieren kann.
Vorteile der revisionssicheren Archivierung
Der wohl offensichtlichste Vorteil einer digitalen Archivierungslösung ist das Einsparen von Papier. Neben einem Beitrag zu klimafreundlichen Geschäftsprozessen, bietet revisionssichere Archivierung weiteren Nutzen für Ihr Unternehmen:
Revisionssichere Archivierung…
- … unterstützt Ihre Compliance für mehr Rechtssicherheit.
- … gibt Ihnen von überall aus einen flexiblen Zugriff auf wichtige Daten.
- ... bringt Ihnen enorme Zeitersparnisse durch einen übersichtlichen und zentralen Zugriff auf alle Informationen.
- … macht Ihre Geschäftsprozesse effizienter durch automatisierte Abläufe.
Wann ist eine Archivierung GoBD-konform?
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) stellen rechtliche Voraussetzungen an digitale Dokumentenarchivierung. Generell lässt sich das Gesetz in 10 Grundsätze unterteilen:
- Zugriffsbeschränkung: Ausschließlich berechtigtes Personal hat Einsicht in die Daten.
- Ordnungsmäßigkeit: Die Dokumentation muss sowohl rechtliche, als auch unternehmensinterne Bestimmungen erfüllen.
- Nachvollziehbarkeit: Alle Prozesse müssen im System-Protokoll auffindbar sein.
- Vollständigkeit: Die Dokumente dürfen nicht im Prozess der Archivierung verloren gehen.
- Sicherheit: Sobald möglich, sollen neue Dokumente im System archiviert werden.
- Sicherung vor Verlust: Die Dokumente müssen reproduzierbar und gut auffindbar sein.
- Schutz vor nachträglicher Änderung: Archivierte Dokumente dürfen sich nachträglich nicht ändern lassen.
- Einhaltung der Aufbewahrungsfristen: Rechnungsdokumente dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungspflicht gelöscht bzw. vernichtet werden.
- Überprüfbarkeit: Die Rechtssicherheit des Archivierungssystems muss jederzeit durch Dritte überprüfbar sein.
- Verfahrensdokumentation: Alle Prozesse und Änderungen im Archivierungssystem müssen entsprechend dokumentiert werden.
Wir sind Ihr erfahrener Ansprechpartner wenn es um die IT Ihrer Firma geht. Sprechen Sie uns einfach an!
Revisionssichere Archivierung: So geht’s
Damit der Umstieg auf eine revisionssichere Archivierung erfolgreich abläuft, gilt es einige Punkte zu beachten. Erfahrungsgemäß erfolgt die Digitalisierung der Dokumentenverarbeitung schrittweise über einen längeren Prozess. Wir erklären Ihnen, wie Sie in fünf Schritten eine revisionssicheren Archivierung in Ihrem Unternehmen implementieren.
Aufnahme der rechnungsrelevanten Belege
Definieren Sie, welche Belege in Ihrem Unternehmen rechnungsrelevant sind und demzufolge in einem digitalen Archivierungssystem erfasst werden sollen. Hier kann es hilfreich sein, Bereiche im Unternehmen nach verschiedenen Kategorien einzuteilen, z.B. in alle Daten einer Abteilung, bestimmter Geschäftsprozesse, E-Mails oder bereits konkreter in eingehende und ausgehende Rechnungen.
Auswahl eines passenden Archivierungssystems
Mittlerweile gibt es viele Anbieter für revisionssichere Archivierungssysteme mit unterschiedlichen Funktionen. Es ist wichtig, dass das System zu Ihrem Unternehmen passt. Ein digitales Dokumentenmanagement (DMS) ist für viele Unternehmen eine passende Lösung. Wichtig ist vor allem, dass das System die Anforderungen der GoBD erfüllt. Unsere Experten wissen genau, worauf es ankommt und helfen Ihnen gerne, eine passende Software auszuwählen.
Testphase des Archivierungssystems
Bevor Sie alle Prozesse auf das digitale Archivierungssystem umstellen, sollte es vorher in ausgewählten Bereichen Ihres Unternehmens getestet werden. Wir unterstützen Sie gerne bei der Implementierung des neuen Systems und schulen Ihre Mitarbeiter in dem Umgang mit den neuen digitalen Abläufen.
Verfahrensdokumentation nach GoBD
Damit Sie bereits von Beginn der nutzung GoBD-konform handeln, sollten alle grundlegenden Strukturen im System protokolliert werden. Diese Punkte sind in der Verfahrensdokumentation zu hinterlegen:
- Zielsetzung
- Abläufe
- Compliance-Bestimmungen: interne und gesetzliche Richtlinien
- Anwenderdokumentation
- IT-Sicherheitskonzepte
- Berechtigungen
- Freigaben
- u.v.m
Prozesskontrolle & Review
Überprüfen Sie nach einem vorher bestimmten Zeitraum den aktuellen Stand bei der Implementierung der revisionssicheren Dokumentenarchivierung. Die Umstellung von papiergebundener zu digitaler Dokumentenverarbeitung ist ein langfristiger Prozess, welcher regelmäßig überprüft werden sollte. Darüber hinaus muss das System bei Änderungen der gesetzlichen Vorschriften entsprechend angepasst werden.
Revisionssicherheit mit DMS umsetzen
Sie möchten Dokumente in ihrem Unternehmen revisionssicher archivieren? Wir beraten Sie gerne zu unserer DMS-Software BvLArchivio®. Die All-in-one-Lösung aus Hard- und Software ist einfach in Ihre Geschäftsprozesse implementierbar und sofort einsatzbereit.
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- Zertifizierung nach PS880, GoBD und DSGVO
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