Dokumentenmanagement: Digitalisieren Sie Prozesse und Daten
für eine papierlose Zukunft
Ein digitales Dokumentenmanagement macht sämtliche Informationen und Dokumente überall und für jeden verfügbar. So steigern Sie die Effizienz Ihrer Prozesse, reduzieren die Kosten und schonen gleichzeitig die Umwelt.
Unterlagen und Informationen müssen nicht mehr via E-Mail geteilt oder ausgedruckt werden. Papierberge, Aktenordner und veraltete Dokumentenversionen gehören dank digitalem Dokumentenmanagementsystem (DMS) der Vergangenheit an.
Alle Informationen digital – immer und überall im Zugriff
Digitalisierter Workflow
Sämtliche Dokumenten- und Freigabeprozesse werden über den digitalen Dokumenten-Workflow automatisiert.
Zentralisierte Speicherung und Verwaltung
Arbeitsschritte werden reduziert und die Sicherheit und Effizienz von Prozessabläufen gewährleistet.
Dokumente auf dem aktuellsten Stand
Medienbrüche entfallen, und Versionen sowie Aktualisierungen sind transparent und jederzeit nachvollziehbar.
Integration in bestehende Systemumgebungen
Einfache Anbindung an andere Systeme und integrierte Verwaltung zum Beispiel von Microsoft-Office-Dokumenten
360°-Digitalisierung mit Dokumentenmanagement
Sie möchten die Arbeits- und Freigabeprozesse bereichsübergreifend vereinfachen und beschleunigen? Dann empfehlen wir Ihnen den Einsatz eines Systems zum ganzheitlichen digitalen Dokumentenmanagement mit Workflow- und Digitalisierungslösungen für alle Anwendungsfelder.
- Dokumentenerfassung
- Revisionssichere Dokumentenarchivierung
- Personalmanagement
- Rechnungsverarbeitung
- Vertrieb und Marketing
Digitale Dokumentenerfassung
Mit dem DMS erfassen Sie eingehende Dokumente wie Bestellungen, Rechnungen und Bewerbungen schnell und komfortabel – zum Beispiel direkt aus dem E-Mail-Postfach. Die erfassten Inhalte können im Dokumentenmanagementsystem digital verwaltet und automatisiert weiterverarbeitet werden.
- Digitalisierung eingehender Dokumente
- Einfaches Erfassen und Extrahieren relevanter Informationen
- Automatisierte Workflow-Prozesse
Digitales Workflow-Management
Neben den Dokumenten können Sie Prozesse digital abbilden und automatisiert steuern. Über das DMS gestalten Sie Workflows wie Freigabeprozesse komplett individuell – abgestimmt auf Ihre spezifischen Anforderungen.
- Individuell konfigurierbare Unternehmensprozesse
- Entscheidungswege jederzeit nachvollziehen
- Zahlreiche Möglichkeiten zur Prozessanalyse
- Nutzung digitaler Signaturverfahren
Einfach gesucht – schnell gefunden
Mit einem ganzheitlichen System für Ihr Dokumentenmanagement verlieren Sie nie den Überblick. Die integrierten Suchfunktionen ermöglichen ein blitzschnelles Finden benötigter Informationen und Dokumente.
- Verschlagwortung und Hashtags
- Kombinierbare Suchfilter
- Volltextsuche
- Systemübergreifende Suchfunktionen
Immer auf der sicheren Seite dank DMS
Auch in puncto IT-Sicherheit sind Sie mit einem DMS bestens aufgestellt. Funktionen wie Zugriffskontrollen, Verschlüsselungen und Protokollierung sorgen für den optimalen Schutz Ihrer sensiblen Informationen und Daten.
- Verschlüsselung und Datenschutz
- Berechtigungsstrukturen
- Sicherstellen und Nachhalten von Fristen
- Versionierungen und Historien
FAQ-Dokumentenmanagement
Was ist Dokumentenmanagement?
Digitales Dokumentenmanagement hilft dabei, Papierdokumente und Dateien in digitalen Archiven zu speichern und zu verwalten. Die Einführung innovativer Dokumentenmanagement-Systeme ist somit ein sinnvoller Schritt zur Digitalisierung für zukunftsorientierte Unternehmen.
Digitales Dokumentenmanagement: Was sind die Vorteile?
Die Implementierung eines Systems zum Dokumentenmanagements ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung zukunftsorientierter Unternehmen. Wir haben die größten Vorteile für Sie zusammengefasst.
- umweltschonend
- einfache Organisation und Ermittlung von Daten – jederzeit und standortungebunden
- Kostenersparnisse durch wegfallende Anschaffung und Lagerung von Papier
- Verbesserung der Compliance dank effektivem Datenschutz
Mit welcher DMS Software arbeitet GREEN IT?
GREEN IT arbeitet mit vielen starken Software-Partnern zusammen. Im Bereich Dokumentenmanagement sind ELO und Cryptshare unsere wichtigsten Partner. Alle Partner-Anbieter finden Sie hier in der Übersicht.
Was kostet ein DMS?
Eine pauschale Einschätzung kann hier nur schwer gegeben werden. Die Preisspanne richtet sich stark nach der gewünschten Speicherkapazität für Ihre Daten. Darüber hinaus unterscheiden sich die Systeme in ihrer Funktionalität z.B. bei den weiterführenden Prozessanalysen.
Dokumentenerfassung
Dokumentenarchivierung
Rechnungsverarbeitung
Digitales Assistenzsystem
Nach einem anspruchsvollen und aufwändigen Bewerbungsprozess bestätigt DATEV mit dieser Auszeichnung sowohl Spezialwissen als auch hohe Qualitätsstandards bei GREEN IT im Bereich des digitalen Dokumentenmanagements.
Green Digital Office
Cloud, Print Green, Document Management, IT Security?
Die IT der Zukunft steht vor vielen Herausforderungen. Dabei besteht die größte Aufgabe wohl darin, IT nicht nur besser, sondern auch nachhaltiger zu gestalten. Erfahren Sie in unseren Webinaren, mit welchen Ansätzen Sie diesen Herausforderungen heute schon begegnen können.