Dokumentenerfassung
Capturing-Lösungen – vom Dokument per digitalem Workflow an die richtige Ausgabestelle
Dokumenten-
erfassung
Capturing-Lösungen –
vom Dokument per
digitalem Workflow an
die richtige Ausgabestelle

Erfassung, Verarbeitung und Ausgabe von gedruckten und elektronischen Dokumenten

Informationen und Dokumente werden im Büroalltag auf unterschiedlichste Weise und in diversen Formaten verarbeitet. Zudem gelangen sie über verschiedenste Quellen digital oder in Papierform ins Unternehmen. Das macht die Digitalisierung und einheitliche Verarbeitung aller Dokumente zu einer echten Herausforderung.

Mit sogenannten Capturing-Lösungen sorgen Sie für eine einfache Erfassung und eine automatisierte Verarbeitung aller Daten – sowohl digital, als auch in Papierform. Durch integrierte Workflows werden die erfassten Informationen direkt vom Scanner beziehungsweise Eingabemedium an den richtigen Ausgabeort weitergeleitet.

Sparen Sie Zeit, eliminieren Sie Fehler und verbessern Sie die Geschäftsprozesse

Mehr Produktivität

Ersetzen Sie zeitaufwendige manuelle Eingaben durch automatisierte Erfassungs- und Verarbeitungsschritte, beschleunigen Sie Ihre Geschäftsprozesse, und erhöhen Sie die Produktivität.

Erhöhte Sicherheit

Sie vermeiden Eingabefehler, haben alle wichtigen Dokumente immer im Zugriff und sorgen für eine automatische Einhaltung von Sicherheitsmechanismen und gesetzlichen Regelungen.

Reduzierte Kosten

Sparen Sie wertvolle Arbeitszeit bei der Dokumentenablage, und reduzieren Sie Ihre Kosten für Verbrauchsmaterialien wie Papier, Akten, Ordner und Archivlösungen.

Bessere Zusammenarbeit

Sie unterstützen die übergreifende Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter:innen und steigern die Effizienz Ihrer Systeme durch die verlustfreie Übergabe von Informationen zwischen den Anwendungen.

Erfassung

Erfassen papiergebundener und elektronischer Dokumente aus unterschiedlichen Quellen wie E-Mail, Ablageordern, Faxserver, Multifunktionsdruckern, Internetseiten oder mobilen Apps. Bei der Erfassung werden alle Arten von Dokumenten zu einem zentralen Prozess zusammengefasst.

Scannen und digitale Erfassung von Dokumenten

Erkennung papiergebundener und digitaler Dokumente aus unterschiedlichen Quellen

Umwandlung in digitale Informationen

Qualitätskontrolle und Prozessoptimierung

Verarbeitung

Die erfassten Informationen – strukturiert und unstrukturiert – werden so aufbereitet, dass sie EDV-gestützt verarbeitet werden können. So können sie nach definierten Regeln und Mustern per digitalen Workflows in die richtigen Ausgabeformate konvertiert und weitergeleitet werden.

Effiziente Scanworkflows für dokumentengebundene Prozesse

Mitgabe von Metadaten zu erfassten Dokumenten

Konvertierung in editierbarer Formate

Bildverbesserung und Barcode-Erkennung/-Verarbeitung

OCR-Texterkennung

Ausgabe

Einmal digital erfasst und verarbeitet, können Sie die Informationen und Dokumente an beliebige Ablageorte und Ausgabeziele übertragen. So haben Sie alle relevanten Informationen in Echtzeit und im richtigen Format verfügbar.

Individuelle Workflows und Prozesse

Anbindung an Geschäftsanwendungen (z.B. DMS, CRM, ERP)

Direkt vom Scanner in bestehende Ablagestrukturen übertragen (z.B. FTP-Ordner, Sharepoint, Archivsysteme)

Weiterleitung an E-Mail-Empfänger

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