Der Supply-Chain Partner BERGHOFF revolutioniert seine Geschäftsprozesse durch die Implementierung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS). In einem beispielhaften Schritt zur digitalen Transformation hat das Unternehmen seinen Verwaltungs- und Archivierungsaufwand reduziert, Prozesse beschleunigt und die Effizienz gesteigert. Die Zukunft verspricht weitere Integrationen und Optimierungen für alle Unternehmensbereiche.
- Sämtliche Rechnungen und Eingangsbelege wurden papierbasiert verarbeitet.
- Das führte zu langen Laufzeiten, hohen Aufwänden und Intransparenz.
- Rechnungen sollten direkt digital aus dem ERP-System heraus erstellt und verarbeitet werden können.
- Eingangsbelege sollten ebenfalls digital erfasst und in die Workflows integriert werden.
- Das Archiv sollte von Papier auf digital umgestellt werden.
- Einführung des Dokumenten-Management-Systems (DMS) ELO und Anbindung an das ERP-System abas
- IT-Infrastruktur war nicht leistungsfähig genug, daher mussten neue Server angeschafft werden.
- Widerstände in der Belegschaft gegen die Transformation mussten überwunden werden.
- Erhebliche Beschleunigung von Dokumenten-Workflows von mehreren Tagen auf wenige Sekunden
- Weniger Speicherbedarf, da weniger Dubletten von Dokumenten anfallen
- Wegfall des papierbasierten Archivs
- Vereinfachte Löschung
Viel Papier und langsame Workflows
Vor der Implementierung eines DMS basierte die Dokumentenverwaltung bei BERGHOFF vor allem auf Papier. Verträge und Rechnungen reisten in Unterschriftenmappen per Hauspost durch das Unternehmen, was oft mehrere Tage in Anspruch nahm. Auch Eingangsdokumente von Partnern und Kunden wurden in Papierform abgelegt und archiviert. „Die papierbasierte Dokumentenverwaltung führte zu hohen Aufwänden, langen Laufzeiten, Dubletten und unübersichtlichen Strukturen“, sagt Matthias Platte, Leiter QM / IT bei BERGHOFF.
Anfang 2018 entschied sich das Unternehmen deshalb, seine Dokumentenverwaltung zu digitalisieren und ein Dokumenten-Management-System (DMS) einzuführen. Ziel war es, den Aufwand in der Verwaltung und Archivierung von Dokumenten deutlich zu reduzieren, Prozesse zu beschleunigen und einen besseren Überblick über alle relevanten Belege zu erhalten. „Wir wollten mit einem Klick sehen können, welchen Status eine Rechnung, ein Auftrag oder ein Vertragsdokument hat, und wo es sich befindet“, beschreibt Platte die Anforderungen. Außerdem sollte das papierbasierte Archiv, das viele Regalmeter einnahm, durch eine digitale Lösung ersetzt werden.
BERGHOFF war dabei eine gute Integration in die vorhandenen Systeme besonders wichtig. „Auftragsbestätigungen und Rechnungen sollten nahtlos aus dem ERP-System abas in das digitale Dokumenten-Management-System übernommen werden können“, erklärt IT-Leiter Platte.
Überzeugende Erfahrungen aus der Praxis
Über das abas-Nutzernetzwerk nahm BERGHOFF Kontakt zu Firmen auf, die bereits ein DMS in Kombination mit dem ERP-System einsetzten und informierte sich direkt vor Ort bei den Anwender:innen über deren Erfahrungen. „Dabei sind wir auf das DMS ELO gestoßen“, erinnert sich Platte. Nach einer Marktsichtung von gängigen DMS-Systemen wurde eine Auswahlentscheidung für das DMS ELO getroffen.
In der alten Papierwelt dauerte es bis zu zwei Tage, bis eine Rechnung erstellt und freigegeben war, heute erledigen wir das in wenigen Sekunden.
Im Anschluss daran machte sich BERGHOFF auf die Suche nach einem Systemhaus mit entsprechender Erfahrung. Die Wahl fiel auf die pcm GmbH – part of GREEN IT Group, die als zertifizierter ELO-Partner langjährige Erfahrung im Bereich Dokumentenmanagement vorweisen konnte. „Wir haben am Beispiel eines Referenzkunden den Leistungsumfang von ELO präsentiert und die Firma BERGHOFF von Anfang an bei der Projektentwicklung und -umsetzung unterstützt“, sagt Abdullah Gercek, Head of Sales bei pcm. Besonders wichtig war dem Kunden die Möglichkeit, das DMS weitgehend unabhängig von Dienstleistern betreiben und weiterentwickeln zu können.
Schritt für Schritt zur digitalen Dokumentenverwaltung
Bei der Analyse der IT-Infrastruktur zeigte sich allerdings, dass die vorhandenen Server nicht die nötige Leistung für die DMS-Nutzung zur Verfügung stellen konnten. „Wir mussten deshalb erst einmal neue Server projektieren, beschaffen und aufsetzen, was das Projekt verzögerte“, sagt Platte.
Nachdem das Hardware-Fundament gelegt war, installierte das pcm-Projektteam ein Testsystem, das nach und nach mit Live-Daten gefüllt wurde. „So hatten wir die Gelegenheit, ELO langsam kennenzulernen“, sagt Platte. Im ersten Schritt galt es, ELO nahtlos an das ERP-System anzubinden. „Alle Ausgangsbelege sollten automatisch aus dem ERP-System abas heraus in ELO abgelegt werden können “, beschreibt Gercek die wichtigste Anforderung. Nachdem dies gelungen war, wurden auch Kunden- und Lieferantendokumente integriert und das Anlegen von Auftrags- und Bestellordnern ermöglicht. „Wir wollten so viele kaufmännische Prozesse über ELO digital abbilden wie möglich“, sagt Platte.
Ein eigenes Nutzerhandbuch entsteht
Der IT-Leiter und das pcm-Team legten von Anfang an großen Wert darauf, die Anwender:innen, die das System bereits produktiv nutzten, als Power User und Multiplikator:innen in die Weiterentwicklung einzubinden. „In regelmäßigen Terminen besprachen wir gemeinsam Probleme und suchen nach Lösungen“, sagt Platte, „anfangs fanden diese Treffen zweimal in der Woche statt, heute noch einmal im Monat.“ Parallel bekamen alle Beschäftigten die Aufgabe, sämtliche Tätigkeiten aufzuschreiben, die sie im Zusammenhang mit der Erstellung und Verwaltung von Dokumenten ausführten.
ELO ist für den Eigenbetrieb hervorragend geeignet. Das System lässt sich über eine benutzerfreundliche Oberfläche und die Administrationskonsole vollständig selbst bedienen.
„Aus diesen Berichten haben wir ein eigenes ELO-Handbuch erstellt, das neuen Mitarbeitenden nach einer Grundeinweisung den Einstieg sehr erleichtert“, sagt Platte. Das Handbuch ist auch Bestandteil der Verfahrensdokumentation für die papierlose Belegablage. „So kann bei einer Wirtschaftsprüfung jederzeit nachvollzogen werden, wie wir vorgehen.“
Auf Basis der erweiterten digitalen Möglichkeiten entwickelte BERGHOFF auch neue Workflows. „Wir wollten nicht nur digitalisieren, sondern wirklich den Schritt zur digitalen Transformation machen“, sagt Platte. Dabei kam dem Unternehmen zugute, das sich Prozesse in ELO ohne fremde Hilfe definieren und anpassen lassen. „ELO ist für den Eigenbetrieb hervorragend geeignet“, sagt Gercek, „das System lässt sich über eine benutzerfreundliche Oberfläche und die Administrationskonsole vollständig selbst bedienen.“ Hinzu kommen unterstützende Funktionen wie eine Suche, die über die Sidebar aufgerufen werden kann. „Die Integration aller beteiligten Systeme und Dokumente war uns besonders wichtig“, ergänzt der IT-Leiter.
Beschleunigte Prozesse, weniger Aufwand
Nach Einführung und Schulung durch pcm verwaltet BERGHOFF heute das DMS selbständig. „Wir haben das System spielerisch kennengelernt und erst einmal Grundkenntnisse erworben“, sagt Platte, „pcm hat uns bei allen Problemen und Fragen vollständig unterstützt.“
Durch die Digitalisierung wurde der Rechnungs-Workflow laut Platte deutlich beschleunigt.
„In der alten Papierwelt dauerte es bis zu zwei Tage, bis eine Rechnung freigegeben war, heute erledigen wir das in wenigen Sekunden.“ Gleichzeitig konnte der Speicherbedarf reduziert werden: „Früher wurden Belegkopien oft drei oder vier Mal abgelegt, was zu einer großen Zahl von Dubletten führte, die unnötig Speicherplatz belegten“, sagt der IT-Leiter, „heute gibt es eine Rechnung nur noch genau ein Mal im System.“
Bei der Archivierung zeigen sich ebenfalls positive Effekte, so Platte weiter: „Das Archivieren passiert automatisch in ELO, das spart Zeit und Papier.“ Elektronisch archivierte Dokumente ließen sich außerdem wesentlich schneller durchsuchen und finden. „Das ist bei Überprüfungen und Audits ein wesentlicher Vorteil.“ Auch die Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sei deutlich einfacher: „Statt meterweise Akten zu schreddern, passiert das in ELO per Knopfdruck.“
BERGHOFF plant, weitere Rollen in das System aufzunehmen. „Wir wollen vor allem die Bereiche Produktion, Qualitätssicherung und Qualitätsmanagement nach und nach in das DMS integrieren“, sagt Platte. Mit ELO sei das kein Problem, ergänzt Gercek: „ELO ist modular aufgebaut und problemlos skalierbar“, erklärt der Manager, „man muss sich keine Gedanken über Gewerke und Schnittstellen machen, sondern kann mit den Bereichen anfangen, die am wichtigsten sind, und das System entsprechend den Anforderungen weiterentwickeln.“
Take aways
- Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen müssen diese selbst auf den Prüfstand. Ein schlechter Prozess wird auch durch Digitalisierung nicht besser.
- Die größte Herausforderung in jedem Digitalisierungsprojekt besteht darin, die Beschäftigten für den Wandel zu begeistern. Dazu braucht es die Unterstützung der Geschäftsführung, ein tiefes Verständnis für die Organisationsstrukturen und Multiplikator:innen, die als Power User und Early Adopter die Kolleg:innen mitnehmen können.
- Bei der Wahl der richtigen Lösung sind die Erfahrungen und Best Practices anderer Unternehmen eine wichtige Entscheidungshilfe.
Sie möchten mehr über das Projekt erfahren?
Ihr Projektansprechpartner:
Abdullah Gercek
Email: a.gercek@pcm-gmbh.com
Die Firma BERGHOFF ist ein mittelständisches Familienunternehmen, das seit fast 40 Jahren Kunden aus den Branchen Halbleiterindustrie, Aerospace, Pumpen und Extruder, Energie- sowie Medizintechnik beliefert. Dabei ist BERGHOFF kein einfacher Lohnfertiger, sondern bietet seinen Kunden als Supply-Chain Partner die komplette Projektabwicklung – beginnend von der Rohmaterialbeschaffung über die mechanische Bearbeitung bis hin zur Reinigung kompletter Baugruppen – an.
BERGHOFF beschäftigt derzeit ca. 120 Mitarbeitende und erwirtschaftet einen Jahresumsatz von etwa 25 Millionen €.
pcm ist ein überregional agierendes Systemhaus mit umfassender Erfahrung in der erfolgreichen Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Ursprünglich aus dem IT-Schulungsbereich kommend weiß pcm, welche Bedürfnisse Unternehmen in der IT haben, vor welchen Herausforderungen sie im Umgang mit Technik stehen und, wie man Antworten verständlich vermittelt. Seit April 2022 ist pcm Teil der GREEN IT Group.
