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Die Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte (GEMA) ist eine weltweit agierende Verwertungsgesellschaft für Werke der Musik. Die Generaldirektionen der GEMA befinden sich in München und Berlin. Die Rechte von etwa 95.000 in Deutschland ansässigen bzw. rund zwei Millionen Komponistinnen und Komponisten, Textdichterinnen und Textdichtern und Musikverlegern aus aller Welt werden durch sie verwaltet.
In Angelegenheiten rund um das Thema IT wird die GEMA von ihrer Tochtergesellschaft IT4IPM betreut, die zuletzt auch den Roll-out von neuen Druck- und Kopiersystemen organisierte. Dabei wurde sie von der GREEN IT Das Systemhaus GmbH unterstützt, die sowohl die Planung als auch die Umsetzung der neuen Druckinfrastruktur übernahm.
Neue Druckinfrastruktur: Epson WorkForce Enterprise
Philipp Nürnberger, Teamleiter IT-Arbeitsplatz Management bei IT4IPM GmbH, erklärt: „Zwischen Juni und Juli 2023 haben wir an acht Standorten der GEMA in Deutschland insgesamt 52 Epson WorkForce Enterprise AM-C4000 inklusive des nötigen Zubehörs wie Fax-Boards und Finishing-Optionen sowie einen WorkForce Pro WF-C579RDWF installiert.“
Die Geräte werden dabei in allen Abteilungen der GEMA im Rahmen der vielfältigen Aufgaben des Unternehmens für eine Vielzahl an unterschiedlichen Druck- und Scanaufgaben eingesetzt. Gedruckt werden dabei neben den traditionellen Bürodokumenten wie Verträge, Geschäftsberichte, Briefe und Kataloge auch technische Dokumentationen, Präsentationen und Archivmaterialien. Jährlich digitalisieren die Epson WorkForce der GEMA etwa 200.000 Dokumente und drucken zusätzlich rund 600.000 Seiten auf handelsüblichem Büropapier in den Formaten DIN A4 und DIN A3.
Um die Nutzung der Kopierer für die Anwender:innen so leicht und sicher wie möglich zu gestalten, kommen moderne Drucktechniken zum Einsatz. Nürnberger erklärt dazu: „Ein vertrauter Umgang mit den Druckern ist wichtig für eine hohe Effizienz. Die individuell konfigurierbare Benutzeroberfläche der Epson WorkForce ist hierfür in Verbindung mit dem bei der GEMA genutzten Managementtool SafeQ von YSoft unerlässlich. Funktionen wie Cloud-Printing beziehungsweise Pull-Printing und eine sehr hohe Datensicherheit werden auf diese Weise wortwörtlich auf Knopfdruck umgesetzt. Zusätzliche Dienste wie eine sichere Nutzerauthentifizierung über die individuelle Zugangskarte eines:r jeden Nutzers:in, die einfache Druckfreigabe sowie detaillierte Nutzungsberichte inklusive einer präzisen Zuordnung der anfallenden Kosten sind ebenfalls verfügbar. Da die Epson Geräte zudem vollständig kompatibel mit verschiedenen Softwarelösungen externer Anbieter sind, gibt es auch keinerlei Probleme bei deren Einrichtung und Wartung. Die GEMA besitzt dank des nahtlosen Zusammenspiels aller Komponenten heute eine sichere, effiziente Druckinfrastruktur.“
Sämtliche Druck- und Scanworkflows sind an das interne ERP-System gekoppelt, wobei die Drucker so konfiguriert wurden, dass jede:r Nutzer:in nur auf die für ihn:sie relevanten Funktionen zugreifen kann. Das vereinfacht die Nutzung zusätzlich und eliminiert mögliche Fehlerquellen. „Das individuell konfigurierbare Bedienfeld der Epson WorkForce Enterprise sorgte dafür, dass den Usern der Umstieg von den bislang genutzten Systemen eines anderen Herstellers auf die neuen Maschinen deutlich leichter fiel – das ersparte uns eine Menge an Serviceanfragen“, freut sich Nürnberger.
Nachhaltigkeit und Effizienz
Neben der hohen (Daten-)Sicherheit, ihrer guten Zuverlässigkeit und des ausgezeichneten Preis-Leistungs-Verhältnisses sprach außerdem für die neuen Kopierer, dass sie im Vergleich zu traditionellen Laserdruckern ausgesprochen genügsam im Umgang mit Strom sind.
Wir haben heute keine Laserdrucker mehr im Einsatz, sondern setzen zu 100 Prozent auf Epson Business-Inkjets mit Heat-Free-Technologie. Ihr stabiler Betrieb, ihre leichte Bedienbarkeit, der geringe Stromverbrauch und das einfache Druckmanagement erleichtern den Arbeitsalltag. Anwender:innen drucken und scannen mit ihnen einfach ihre Dokumente und wir als Dienstleister haben erheblich weniger Serviceaufwand. Ich hätte früher nicht gedacht, dass Inkjetdrucker das Leistungsniveau von Laserdruckern erreichen können.
Testläufe vor der Installation erfüllten die hohen Erwartungen der Berliner vollkommen. So stellte sich heraus, dass die Epson Drucker bis zu 83 Prozent weniger Strom benötigen als vergleichbare Laserdrucker. Der geringe Stromverbrauch senkt die Stromrechnung sowie die durch den Betrieb der Drucker entstehenden CO2-Emissionen und er reduziert den ökologischen Fußabdruck eines jeden Unternehmens.
„Wir haben heute keine Laserdrucker mehr im Einsatz, sondern setzen zu 100 Prozent auf Epson Business-Inkjets mit Heat-Free-Technologie“, sagt Nürnberger. „Ihr stabiler Betrieb, ihre leichte Bedienbarkeit, der geringe Stromverbrauch und das einfache Druckmanagement erleichtern den Arbeitsalltag. Anwender:innen drucken und scannen mit ihnen einfach ihre Dokumente und wir als Dienstleister haben erheblich weniger Serviceaufwand. Ich hätte früher nicht gedacht, dass Inkjetdrucker das Leistungsniveau von Laserdruckern erreichen können, aber Epson hat mich hier eines Besseren belehrt. Die WorkForce Enterprise mit Heat-Free-Technologie eignen sich für eine Vielzahl von Anwendungen, von alltäglichen Büroaufgaben bis zu speziellen Druckanforderungen, und sind daher eine ausgezeichnete Wahl für Unternehmen jeder Größe.“
Serviceeinsätze aufgrund von Tonerwechseln
Bei der alten Druckerflotte basierend auf Laserdruckern waren über 36 Monate insgesamt knapp 800 Eingriffe aufgrund des Austauschs von Tonerkartuschen nötig. Die hohe Kapazität der Tintenpatronen der Epson Inkjets verringert die Anzahl auf heute nur noch rund 400 Einsätze.
Summiert man sämtliche Vorteile und Ersparnisse auf, genießt die GEMA dank des Umstiegs auf Epson Heat-Free Technologie über 36 Monate hinweg pekuniäre Vorteile im sehr hohen fünfstelligen Bereich.
Selbst wenn es bei anderen Unternehmen Unterschiede in der Ausstattung mit Drucksystemen gibt, liegt das Sparpotenzial der Epson Heat-Free-Technologie gegenüber Lasern in vergleichbarer Höhe.
Realisierte Vorteile durch Epson Inkjet-Drucker
Alte Druckerflotte mit Laserdruckern
Neue Druckflotte mit Inkjets
IT4IPM & GREEN IT: Erfolgreiche Zusammenarbeit für nachhaltige Drucklösungen bei der GEMA
Die Drucklandschaft der GEMA wurde in einer gemeinsamen Initiative von GREEN IT, Epson Deutschland und der IT4IPM GmbH erfolgreich auf nachhaltige Technologien umgestellt. Grundlage dieses umfassenden Projekts war ein detailliertes Print Audit, das von der IT4IPM durchgeführt wurde. Dabei analysierte das Team Druckerstandorte, Nutzungsgewohnheiten und Workflows, um ein passgenaues Konzept zu entwickeln. Dieses Konzept wurde schließlich durch die enge Zusammenarbeit und intensive Betreuung von GREEN IT mit geplant und in die Praxis umgesetzt.
Das Ergebnis ist eine grundlegend optimierte Druckinfrastruktur, die sich durch ihre Konsolidierung und Standardisierung auszeichnet.
Die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Epson und IT4IPM hat es uns ermöglicht, der GEMA eine zukunftsweisende, effiziente Drucklösung bereitzustellen. Wir danken unserem Kunden für das Vertrauen und freuen uns über die erfolgreiche Umsetzung dieses spannenden Projekts.
Statt einer Vielzahl unterschiedlicher Systeme kommt nun ein einheitliches Druckermodell zum Einsatz. Dadurch konnte nicht nur die Anzahl der Systeme deutlich reduziert, sondern auch die Benutzerfreundlichkeit erheblich gesteigert werden. Die Mitarbeitenden profitieren von einem konsistenten Nutzererlebnis an allen Systemen, was ihre tägliche Arbeit signifikant erleichtert.
Kostenreduzierung durch PRINT GREEN
Auch auf der Kostenseite zeigt das Projekt eindrucksvolle Ergebnisse. Die Umstellung auf das PRINT GREEN Konzept von GREEN IT führte zu einer signifikanten Reduktion der Betriebskosten, einem niedrigeren Energieverbrauch und einer deutlichen Verringerung der CO₂-Emissionen. Insgesamt konnten durch optimierte Prozesse und effizientere Technologien rund 2.500 Stunden an Produktivitätszeit eingespart werden, was eine Kostenersparnis von etwa 91.000 € bedeutet. Diese Einsparungen unterstreichen, dass Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit in diesem Projekt Hand in Hand gehen.
Nachhaltigkeit und Innovation
Das Herzstück der neuen Druckinfrastruktur bildet das oben genannte PRINT GREEN Konzept von GREEN IT, das auf die innovative Heat-Free-Technologie von Epson setzt. Diese Tintenstrahldrucker sind besonders energieeffizient und umweltfreundlich, da sie ohne Aufwärmzeit auskommen und mit einer konstant hohen Druckgeschwindigkeit arbeiten. Dies senkt den Energieverbrauch um bis zu 83 Prozent. Darüber hinaus entfällt der Stromverbrauch einer Fixiereinheit, was den ökologischen Fußabdruck der Geräte weiter reduziert. Insgesamt konnte der CO₂-Ausstoß um bis zu 90,2 Prozent gesenkt werden.
Ein weiterer Vorteil liegt im geringen Wartungsaufwand der eingesetzten Systeme. Die Tintenstrahldrucker benötigen weniger mechanische Teile, was die Wartungszyklen um bis zu 40 Prozent reduziert. Auch der Materialverbrauch wurde optimiert: Dank langlebiger Tintenbeutel konnte die Anzahl der Austauschkomponenten um 96 Prozent verringert werden. Diese Eigenschaften machen die Lösung nicht nur ressourcenschonend, sondern auch besonders effizient.
Maßgeschneiderte Serviceprozesse für maximale Effizienz
Die Druckinfrastruktur der GEMA wird durch einen umfassenden Servicevertrag mit GREEN IT über 60 Monate unterstützt. Dieser hat die reibungslose und effiziente Versorgung des Kunden stets im Fokus. Ein automatisiertes System stellt sicher, dass Verbrauchsmaterialien bedarfsgerecht und just-in-time geliefert werden, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert. Gleichzeitig minimieren optimierte Fleet-Management-Prozesse Ausfallzeiten, sodass der Betrieb stets zuverlässig und störungsfrei bleibt.
Zusätzlich sorgt die Print Management Suite SafeQ für ein hohes Maß an Sicherheit und optimiert die Steuerung aller relevanten Prozesse. Die perfekt abgestimmten Service- und Versorgungsprozesse gewährleisten einen reibungslosen Betrieb und schaffen eine hohe Kundenzufriedenheit.
Fazit
- Dieses Vorhaben zeigt eindrucksvoll, wie Unternehmen durch den Einsatz moderner Technologien und strategischer Planung nicht nur ihre Kosten optimieren, sondern auch wesentliche Nachhaltigkeitsziele erreichen können:
- Rund 91.000 EUR weniger Kosten durch etwa 2.500 Stunden weniger Produktivitätszeit
- Senkung der CO₂-Emissionen um bis zu 90,2%
- Wartungszyklen um bis zu 40% reduziert
- Die Druckinfrastruktur der GEMA steht exemplarisch für die Kombination aus Effizienz und Umweltfreundlichkeit und dient als Inspiration für Organisationen, die ihre Prozesse zukunftsfähig gestalten möchten.
Sie möchten mehr über das Projekt erfahren?
Ihr Projektansprechpartner:
Nils Berghaus
E-Mail: n.berghaus@greenit.systems
Die Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte (GEMA) ist eine weltweit agierende Verwertungsgesellschaft für Werke der Musik.
Die Generaldirektionen der GEMA befinden sich in München und Berlin. Die Rechte von etwa 95.000 in Deutschland ansässigen bzw. rund zwei Millionen Komponistinnen und Komponisten, Textdichterinnen und Textdichtern und Musikverlegern aus aller Welt werden durch sie verwaltet.
