Gegründet im Jahr 1948 von Wilhelm Blanke in Iserlohn, steht die Blanke Unternehmensgruppe heute für Innovationskraft, Qualität und Internationalität. Über 80 Länder werden beliefert, die Produkte – von Fliesenzubehör-Systemen bis hin zu Drahtbiegeteilen – finden weltweit Anwendung. Mit eigenen Werken, einer zentralen Holdingstruktur und mehr als 160 Mitarbeitenden entwickelt sich die Blanke GmbH & Co. KG kontinuierlich weiter – und das mit einem klaren Ziel: Zukunft gestalten.
Doch eine starke Produktion braucht auch eine moderne Verwaltung. Und genau hier setzt das Unternehmen auf nachhaltige Digitalisierung – gemeinsam mit der GREEN IT Gruppe und den innovativen Bausteinen für digitale Geschäftsprozesse von ELO.
- Bestehende Prozesse bei der Blanke GmbH & Co. KG waren zeitaufwendig, fehleranfällig und stark personenabhängig.
- Ein veraltetes DMS ohne Automatisierung erschwerte die Digitalisierung.
- Eine moderne, flexible und einfach integrierbare DMS-Lösung in das bestehende ERP-System sollte eingeführt werden,
- zunächst nur zur Digitalisierung des Rechnungseingangs.
- Digitale Rechnungseingangsverarbeitung durch Einführung des Dokumenten-Management-Systems (DMS) ELO und Anbindung an das ERP-System ABAS.
- Erweiterung um ELO-Standardmodule für Personal- und Fuhrparkmanagement
- Erweiterung um individuelle Module für unternehmensspezifische Use Cases (Ideenmanagement, On- und Offboarding)
- Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen für die elektronische Rechnungsverarbeitung ab 1. Januar 2025
- Anbindung an das bestehende ERP-System ABAS
- Ablösung des bisherigen DMS-Systems
- ELO als Enterprise Information Management
- Digitale Rechnungsverarbeitung
- Digitale Personalakte
- Digitale Fuhrparkakte
- Digitales Ideenmanagement
- Digitales Management von On- und Offboardings
- Prozessoptimierung
- Automatisierte Workflows
- Schnellere Bearbeitungszeiten
- Reduzierter Papierverbrauch
Strukturierte Prozesse, Transparenz und Nachverfolgbarkeit
Heute nutzen die Blanke-Mitarbeitenden ELO als zentrale Plattform für digitales Informationsmanagement. Über 50 Mitarbeitende in der Verwaltung arbeiten aktiv mit dem System – in der Buchhaltung, der Personalabteilung und dem Fuhrpark- und Ideenmanagement. Das Ziel war nie nur eine digitale Dokumentenablage – vielmehr ging es darum, Wissen zu bündeln, Prozesse transparent zu gestalten und Teams zu entlasten.
Vorteile im Überblick für Rechnungseingang, Personal- und Fuhrparkmanagement
Durch die digitale Rechnungseingangsverarbeitung konnten Medienbrüche beseitigt, Bearbeitungszeiten verkürzt und Freigaben automatisiert werden. Irrläufer gehören der Vergangenheit an. Auch bei der digitalen Personal- und Fuhrparkakte profitieren die Teams von einheitlichen Strukturen, mobilen Zugriffsmöglichkeiten und automatisierten Erinnerungen. Im Ideenmanagement können Mitarbeitende Verbesserungsvorschläge direkt im System einreichen – digital und jederzeit im Detail nachvollziehbar.
Die Ausgangslage: viele Dokumente, hoher Aufwand
Vor dem Projektstart war der Wunsch nach Digitalisierung deutlich spürbar. Zwar verfügte die Blanke GmbH & Co. KG bereits über ein Dokumentenmanagementsystem, dieses war jedoch technisch nicht mehr auf dem aktuellen Stand. Es wurde hauptsächlich zur Dateiablage genutzt – ohne OCR-Erkennung, Verschlagwortung oder automatisierte Prozesse.
Wir schätzen an der Zusammenarbeit mit der GREEN IT Gruppe vor allem die fachliche Kompetenz, das partnerschaftliche Miteinander und den klaren Projektfokus. Entscheidungen wurden gemeinsam getroffen, die Umsetzung erfolgte strukturiert und lösungsorientiert – immer mit Blick auf die besonderen Anforderungen unseres Unternehmens.
Rechnungen wurden manuell bearbeitet, hausintern per Post verschickt und in unterschiedlichen Systemen freigegeben. Die Nachvollziehbarkeit fehlte, Fristen wurden leicht übersehen und viele Prozesse waren abhängig vom Wissen einzelner Personen. Die Verwaltung war dadurch fehleranfällig, aufwendig – und nicht zukunftsfähig.
Die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Bereich zum 1. Januar 2025 war bereits absehbar – ab diesem Zeitpunkt müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Im Herbst 2022 war klar – es war Zeit für Veränderung: eine moderne, flexible und einfach integrierbare Lösung in das bestehende ERP-System ABAS sollte eingeführt werden, im ersten Schritt ausschließlich für den digitalen Rechnungseingang.
Der Einstieg in die Zusammenarbeit mit GREEN IT
Im Februar 2023 fiel der Startschuss für die Digitalisierung des Rechnungseingangs: In einem gemeinsamen Workshop mit Teilnehmenden der Blanke Gruppe und der GREEN IT Gruppe, insbesondere von der GREEN IT Digital Process Solutions GmbH – kurz DPS -, wurden alle Anforderungen definiert, in einem Proof-of-Concept konkretisiert und in einem Pflichtenheft festgehalten. Nach einem erfolgreichen Testlauf der Lösung für den digitalen Rechnungseingang im eigenen System, umfassenden Schulungen für die Mitarbeitenden und finalen Anpassungen ging das neue System im Oktober 2023 live.
Ausbau der Partnerschaft – wie ELO zur Informationsplattform wurde
Was mit dem elektronischen Rechnungseingang begann, entwickelte sich schnell weiter. Die Vorteile der ELO-Lösung überzeugten auf ganzer Linie – sowohl technisch als auch organisatorisch.
In einer zweiten Etappe wurden daher die digitalen Personal- und Fuhrparkakten eingeführt, ebenso wie die digitale Archivierung von Ausgangsrechnungen direkt aus dem ERP-System ABAS. Die Umsetzung erfolgte mithilfe vorkonfigurierter Standard-Bausteine aus dem ELO-Portfolio – diese konnten schnell auf die individuellen Anforderungen der Blanke GmbH & Co. KG angepasst werden.
In einer dritten Phase wurden auch unternehmensspezifische Prozesse wie das Ideenmanagement und das On- und Offboarding von Mitarbeitenden in ELO abgebildet. Vom ersten Brainstorming, Skizzierung der gewünschten Workflows bis hin zur Umsetzung im Live-Betrieb vergingen nur wenige Wochen.
Fazit & Ausblick
Heute nutzt die Blanke GmbH & Co. KG die Lösungen von ELO nicht nur als klassisches Dokumentenmanagementsystem, sondern als zentrale Wissensplattform für das gesamte Unternehmen (Enterprise Information Management). Workflows und Dokumente sind gezielt und sicher verfügbar und nachvollziehbar – über alle Abteilungen mit entsprechenden Berechtigungen hinweg.
Die nächsten Schritte sind bereits geplant. Künftig sollen auch Gutschriften, Mahnungen und logistiknahe Belege digital verarbeitet und über ELO abgebildet werden. Ziel ist es, die digitale Plattform weiter auszubauen und zusätzliche Prozesse zu integrieren.
“Die räumliche Nähe war und ist dabei hilfreich, vor allem aber die persönliche Verbindung und das Verständnis für die individuellen Abläufe im Unternehmen. Die DPS war dabei nie einfach nur Dienstleister, sondern ist ein echter Digitalisierungspartner”, erklärt Moritz Valentin, IT-Leiter Innovation, Blanke GmbH & Co. KG .
Über alle Bereiche hinweg profitiert die Blanke GmbH & Co. KG seit der Einführung von ELO-gestützten Prozessen von kürzeren Bearbeitungszeiten, reduziertem Papierverbrauch, vereinheitlichten und transparenten Workflows und einem unkomplizierten Wissenstransfer durch zentrale Datenhaltung.
Digitale Mehrwerte für die Blanke GmbH & Co. KG im Detail
Allgemein
- Automatisierte Workflows
- Hohe Datensicherheit & DSGVO-Konformität
- Strukturierte Ablage und einfache Wiederauffindbarkeit
- Papierarme Prozesse
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit
- Skalierbarkeit für zukünftige Anforderungen
Rechnungseingang
- Revisionssicherer Freigabeprozess
- Automatische Erinnerungen bei Fristüberschreitungen
- Kein Risiko von Doppelbearbeitungen
- Übersichtliches Dashboard zur Statusverfolgung
Personalakte
- Platzersparnis durch digitale Ablage
- Automatisierte Erinnerungen zu Schulungen, Vertragsfristen & Co.
- Mobiler Zugriff und ortsunabhängige Bearbeitung
Fuhrparkakte
- Zentrale Verwaltung aller Fahrzeugdaten
- Aktuelle Informationen jederzeit abrufbar
- Automatische Benachrichtigungen (z. B. TÜV, Leasing-Ende)
Ideenmanagement
- Digitale Einreichung & sofortige Weiterleitung an das interne Bewertungsteam
- Beschleunigte Entscheidung und Umsetzung der Ideen
- Höhere Mitarbeitendenmotivation durch Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Sie möchten mehr über das Projekt erfahren?
Ihr Projektansprechpartner:
Abdullah Gercek
E-Mail: abdullah.gercek@greenit-dp.solutions
Gegründet im Jahr 1948 von Wilhelm Blanke in Iserlohn, steht die Blanke Unternehmensgruppe heute für Innovationskraft, Qualität und Internationalität. Über 80 Länder werden beliefert, die Produkte – von Fliesenzubehör-Systemen bis hin zu Drahtbiegeteilen – finden weltweit Anwendung. Mit eigenen Werken, einer zentralen Holdingstruktur und mehr als 160 Mitarbeitenden entwickelt sich die Blanke GmbH & Co. KG kontinuierlich weiter – und das mit einem klaren Ziel: Zukunft gestalten.
Ihr Partner für digitale Geschäftsprozesse
Die GREEN IT Digital Process Solutions GmbH steht für die Automatisierung und Optimierung von Unternehmensabläufen. Mit Sitz in Hagen und einem erfahrenen Team unterstützen wir Sie dabei, ihre Arbeitsabläufe effizienter, sicherer und nachhaltiger zu gestalten. Unser Anspruch: Zukunftsweisende Ansätze, die echte Mehrwerte schaffen.
Mit unserem ganzheitlichen Ansatz als ELO Business Partner helfen wir Ihnen, moderne Technologien sinnvoll einzusetzen, Ihre Produktivität zu steigern und zukunftssichere Lösungen zu implementieren. Ihr Erfolg ist unser Antrieb!
