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DER HOMEOFFICE RATGEBER - KAPITEL 2

Mit Home Office verbinden viele Work-Life-Balance, hohe Flexibilität und Selbstbestimmung. Mit den richtigen Tools für...

 

...Fernzugriff, Videokonferenzen, Chats, Zusammenarbeit an Dokumenten und Dateien, Mail-Anbindung und Office Pakete, können Meetings, Projekte und Gruppenarbeiten standortunabhängig, problemlos und  im Team durchgeführt beziehungsweise bearbeitet werden. In diesem Blogartikel werden wir ein paar sinnvolle Tools für Euch empfehlen – Stay tuned!

 

KAPITEL 2

In unserem vorherigen Blogartikel haben wir über die Einrichtung des Home Offices berichtet. In diesem Blogartikel gehen wir einen Schritt weiter und geben Euch Tools für ein effizientes Arbeiten im Home Office auf den Weg.

Mit Home Office verbinden viele Work-Life-Balance, hohe Flexibilität und Selbstbestimmung. Immer mehr Arbeitnehmer wünschen sich ein Mobile-Workspace-Konzept. Dank der Digitalisierung und des technologischen Fortschritts, ist es möglich von überall aus zu arbeiten. Aber auch die COVID-19-Pandemie leistet offenbar einen positiven Beitrag zur Digitalisierung in Deutschland. Diese Erkenntnis zeigt eine Studie des Bayerischen Forschungsinstituts für Digitale Transformation (bidt). Die Nutzung von Home Office ist in der Krise gestiegen – zuvor haben 35% der Berufstätigen im Home Office gearbeitet. Derzeit arbeiten bereits 43% im Home Office, Tendenz steigend. Dazu kommt, dass 83% der Arbeitnehmer mit ihrer Home Office-Situation zufrieden sind. Die Ergebnisse der gesamten Studie liefern interessante Einblicke in den Wandel unserer Arbeitswelt, der durch die derzeitige Situation zusätzlich beschleunigt wird.

Arbeitgeber tragen jedoch einen erheblichen Teil dazu bei, dass die Home Office-Situation positiv angenommen wird. Dazu zählen Kommunikation, Vernetzung und Face-to-Face Austausch. Eine offene Kommunikation ist der Schlüssel – nur Mails oder ein Telefongespräch für eine schnelle Abstimmung reichen heute nicht mehr aus. Vor allem der Face-to-Face Austausch für ein gesundes Teamwork ist enorm wichtig. Aber wie soll das genau von zu Hause aus funktionieren?

Mit den richtigen Tools für Fernzugriff, Videokonferenzen, Chats, Zusammenarbeit an Dokumenten und Dateien, Mail-Anbindung und Office Pakete, können Meetings, Projekte und Gruppenarbeiten standortunabhängig, problemlos und  im Team durchgeführt beziehungsweise bearbeitet werden. Der Internetanschluss und die passende Hardware bieten die Grundlage.

Empfehlungen von uns - Wichtige Tools, die Homeoffice ermöglichen und einfacher machen

Fernzugriff durch Teamviewer auf Computer und Mobilgeräte:

Arbeiten von zu Hause aus oder unterwegs während einer Geschäftsreise oder man braucht einfach mal einen Tapetenwechsel und eine Pause vom Schreibtisch?

Ja, das ist möglich und erweist sich sogar als sinnvoll. Warum sollte man die Fahrtzeit während einer Geschäftsreise nicht sinnvoll nutzen? Mit TeamViewer ist es möglich und man bleibt jederzeit produktiv, ortsunabhängig. . Egal wo man sich befindet, die Unternehmensdateien und Anwendungen vom Desktop-Computer sind ein paar Klicks entfernt und der Zugriff darauf ist orts- und zeitunabhängig. Zusätzlich bietet TeamViewer Desktop-Sharing und achtet auf die Sicherheit der Remote-Verbindung.

Office Paket - ein Must-Have:

Unsere Empfehlung fällt auf Microsoft 365 – mit Word, Excel, Outlook, PowerPoint und Teams, ist es das am häufigsten genutzte Office Paket. Man kann Textdokumente, Tabellen und  Präsentationen erstellen, überarbeiten und mit anderen Teamkollegen teilen. So arbeitet man schneller und produktiver im Team zusammen und kann sein Bestes geben – an praktisch jedem Ort und von jedem Endgerät aus. Dateien können im OneDrive gespeichert werden und über Sharepoint geteilt werden. Die intelligente Komplettlösung des Microsoft 365 bringt User, Informationen und Inhalte zusammen. Hiermit möchten wir die „shared responsibility“ von Microsoft nochmal ins Gedächtnis rufen. Microsoft kümmert sich um die Bereitstellung der Dienste, die Verantwortung für die Datensicherheit (Backup) für OneDrive, Sharepoint und Teams bleibt beim Endkunden. Als zentraler Hub für die Unternehmenskommunikation dient Microsoft Teams, welches den Zugriff für den Endbenutzer vereinfacht.

Microsoft Teams – Chats, Videokonferenzen und Teamwork:

Die Kommunikation und Vernetzung für ein gesundes Teamwork mit Kollegen sind ein Muss. Eine E-Mail oder ein einfacher Anruf reicht heute nicht mehr aus.

Teams  ermöglicht Teamwork für die gesamte Unternehmung über Chat, Onlinebesprechung, Dateifreigabe und Videoanruf. So kann Teamarbeit in neuen Dimensionen erlebt werden. Auch externe Personen können ganz einfach für einen Austausch oder die Zusammenarbeit an Projekten eingeladen werden. Einzelne Gruppen nach verschiedenen Arbeitsthemen lassen sich einfach anlegen. Die Teams können so virtuell Meetings abhalten oder gemeinsam Brainstorming betreiben. Dieses Toll kann eine zentrale Drehscheibe für die Zusammenarbeit jeglicher Art darstellen. Es lassen sich Dokumente, Tabellen, Bilder, Grafiken, Videos oder Audio Dateien in den Chat Channels oder über einen Bildschirm in der Videokonferenz teilen. Der flexible und jederzeitige Austausch von Informationen ist im Home Office der Schlüssel zum Erfolg. Wir sprechen über eine Revolution, wie Kommunikation und Kooperation zwischen Mitarbeitern, Partnern oder auch Kunden heute in Echtzeit funktionieren kann.

Eine gute Alternative zu Microsoft Teams stellt Swyx Meeting dar. Swyx Meeting enthält, ähnlich wie Microsoft Teams, neben der Videotelefonie auch praktische Funktionen wie Screensharing, Chat und Dokumentenfreigabe. Vorteil hier ist, dass man keine zusätzliche Software runterladen muss, sondern direkt aus dem Browser starten kann.

Sicherer und digitaler Datenaustausch:

Es werden immer noch viel zu viele Dateien umständlich per E-Mail verschickt. Für vertrauliche Daten ist das keine sichere Lösung. Im Transfer sind Daten dem größten Risiko der Cyberangriffe ausgesetzt und bieten eine große Angriffsfläche für Hacker.

Zum sicheren Austausch von Dokumenten per E-Mail können wir Cryptshare empfehlen. Vertrauliche Daten und Informationen werden auf dem Transferweg geschützt. Dabei spielt die Größe der Datei keine Rolle. Die Dateigrößenbeschränkungen in den gängigen E-Mail-Clients werden aufgehoben, Limits können selbst festgelegt werden. Und das ist noch nicht alles – Cryptshare ist für jeden, ohne Softwareinstallation, Benutzerkonten und Lizenzkosten für Externe, nutzbar und ermöglicht dazu noch durch Reporting Transparenz, welche Dateien an welche Empfänger gesendet, und wann sie heruntergeladen wurden.

Mailanbindung ans Büro:

Für ein gut vernetztes und organisiertes Arbeiten von zu Hause oder unterwegs, braucht man eine intelligente Mailanbindung. Outlook ist hier die erste Wahl und Teil des Microsoft 365 Office Pakets. Damit werden nicht nur E-Mails verschickt, sondern auch Kalender, Aufgaben und Kontakte  an einem Ort gebündelt. Direkt im Kalender lassen sich Konferenzräume buchen und Antworten auf gemeinsame Meetings- oder Termineinladungen verfolgen. Wenn man von zu Hause aus arbeitet, hat man sicherlich einen anderen Arbeitsrhythmus als im Büro. Oft bedeutet das Arbeit und Privatleben unter einen Hut zu bringen. Terminpläne können gemeinsam erstellt und koordiniert werden. Damit man jeden Tag gut vorbereitet ist, können Anlagen durch Office-Dienste direkt über OneDrive geteilt, Kontakte einfach gefunden und last but not least sogar LinkedIn Profile angezeigt werden.

Unser Schlusswort:

Ein kurzer Small Talk mit den Kollegen auf dem Flur, ist das was am meisten aus dem Büroalltag vermisst wird. Zusätzlich fühlt man sich manchmal auch in den eigenen vier Wänden alleine. Daher ist es für die Kollegen wichtig, die im Home Office arbeiten, durch die angebotenen Tools selbst die Initiative zu ergreifen, um mit den Kollegen im Kontakt zu bleiben – z.B. über ein kurzes Video Call oder einen virtuellen Chat. Dank der technologischen Möglichkeiten können hervorragend Gelegenheiten geschaffen werden, um das ganze Team virtuell zu versammeln. Sei es für ein Brainstorming oder zu einer virtuellen Tasse Kaffee. Die Mitarbeiter können ebenso in Teams mit witzigen Aktivitäten oder Challenges motiviert werden – z.B. durch einen Foto-Wettbewerb oder Online Games oder auch durch ein einfaches Lob über eine tolle, kreative Idee oder Hilfestellung bei einer komplexeren Aufgabe. So bleibt man im Team immer positiv und engagiert.

Quelle:

Bild: Unsplash.com

Studie: https://www.bidt.digital/studie-homeoffice/#zufrieden