Managed Service Provider (MSP) sind Dienstleister, die die IT-Infrastruktur eines Unternehmens extern betreuen. Die Auslagerung dieser Aufgaben hat viele Vorteile, wie Kostenersparnisse, das Fachwissen der externen Dienstleister und die gute Skalierbarkeit der Leistungen. MSP sind ein smarter Weg, um IT-Ressourcen auszulagern. Erfahren Sie hier alles, was Sie zum Outsourcing Ihrer IT wissen müssen.
Managed Service Provider Definition: Funktionen und Vorteile im Überblick
Als Managed Service Provider, kurz auch MSP genannt, bezeichnet man den Anbieter, welcher im Auftrag eines Unternehmens verschiedene IT-Dienstleistungen extern durchführt. Hierdurch haben unternehmenseigene IT-Abteilungen wieder mehr Ressourcen für die alltäglichen Kernaufgaben. In einem sogenannten Service-Level-Agreement (SLA) wird der vertraglich vereinbarte Umfang der monatlichen Leistungen festgehalten. Alternativ kann das Service-Level-Agreement auch eher offen gehalten werden, sodass die Leistungen nach Bedarf buchbar sind und die Kunden nur für die Dienste zahlen, die in dem jeweiligen Monat in Anspruch genommen wurden.
Klassische Aufgaben eines Managed Service Providers:
- Verbesserung der IT-Sicherheit
- Technischer Support für Ihre Mitarbeiter:innen
- Verwaltung von Benutzerkonten (auch für Kundensysteme)
- Unterstützung beim IT Outsourcing von Hardware und Servern
- Update-Pflege für eingesetzte Software und Verwaltung der Software-Bestände
- Umsetzung einer zeitgemäßen Dokumentenverwaltung
- Etablierung einer effizienten Print-Lösung
- Sicherung sensibler Unternehmens- und Mitarbeiterdaten
Ein Managed Service Provider führt dabei im Rahmen einer längerfristigen Zusammenarbeit wiederkehrende Leistungen durch, was, verglichen mit herkömmlichen IT-Strukturen in Unternehmen, viele Vorteile mit sich bringt. Diese wiederkehrenden Prozesse lassen sich in verschiedene Anwendungsbereiche einsortieren. Wichtige MSP-Maßnahmen sind insbesondere Services für Cloud, Backup, Print, Dokumente oder IT Security.
Langfristige Abläufe statt kurzfristige Fehlerbehebung
Managed Service Provider entfalten massive Vorteile durch fortlaufenden Support. Durch vorausschauende Wartungsarbeiten im Umfeld der wichtigsten digitalen Infrastrukturen lassen sich Störfälle vermeiden und die unternehmensinterne Effizienz so deutlich steigern.
All diese Dienste können heutzutage ortsunabhängig durch professionelle IT-Expert:innen ausgeführt werden. Bei der Zusammenarbeit mit einem professionellen Dienstleister haben Sie dabei zudem den Vorteil, dass nur wirklich benötigte Dienste beauftragt werden müssen.
Aus diesen Gründen setzen Managed Service Provider neue Maßstäbe im Bereich der IT-Lösungen
Die technologischen Weiterentwicklungen von klassischen IT-Lösungen und unternehmensinterner IT hin zu denen von Managed Services, wie wir sie heute in unserem IT-Systemhaus anbieten, stellen einen Quantensprung dar.
Welche Unterschiede ergeben sich konkret? Ein Blick auf die beiden Vorgehensweisen lohnt sich.
Klassische IT:
- Problemorientierter Ansatz: technische Störfälle nach Auftreten beheben
- Einsatz der eigenen IT-Abteilung (Gefahr der Überlastung)
- Eigene Verantwortlichkeit für Störungen ohne Gewährleistung oder externe Hilfe
- Unflexible Software-Lizenzen für verschiedene IT-Anwendungen nötig
- In der Regel vergleichsweise hohe Fixkosten
Mehrwerte durch den Managed Service Provider:
- Präventiver Ansatz: aktive Vermeidung von Problemen durch regelmäßige Updates
- Unterstützung durch das GREEN IT Team
- Gewährleistung von guten Arbeitsbedingungen
- Externe Hilfe zur technischen Fehlerbehebung
- Senkung von Fixkosten durch flexible Vertragsmodelle
- Bessere Skalierbarkeit der technischen Infrastruktur durch Cloud-Lösungen
Der wohl entscheidendste Unterschied zwischen den Herangehensweisen ist, dass bei einer klassischen IT reaktiv vorgegangen wird und bei der Zusammenarbeit mit einem MSP präventiv. Anstatt Schwachstellen erst zu beheben, wenn es Probleme gibt, sorgt ein Managed Service Provider dafür, dass erst gar keine Komplikationen auftreten. Die IT-Infrastruktur eines Unternehmens wird analysiert und Schwachstellen, beispielsweise in Bereichen der IT- oder Datensicherheit, werden direkt beseitigt. So werden effektiv Risiken minimiert und es entstehen keine Kosten beispielsweise durch einen Datenverlust bei Sicherheitslücken.
Durch den Einsatz eines Managed Service Providers können Sie effektiv Kosten in verschiedenen Bereichen sparen. So müssen Sie durch den bedarfsgerechten Support beispielsweise nicht zwangsläufig einen eigenen IT-Spezialisten einstellen. Zusätzlich können Sie über einen MSP Hardware-Leasing-Angebote in Anspruch nehmen und dadurch Anschaffungskosten sparen.
Die Managed Services können sich außerdem nicht nur auf das operative Tagesgeschäft beziehen, sondern auch eine strategische Beratung und Begleitung von Organisationsentwicklungs-Projekten umfassen. Wichtige Fragen in diesem Zusammenhang könnten lauten: “Welche Softwares können Ihrem Unternehmen dabei helfen, Projekte effizienter durchzuführen?” oder auch “Wie müssen wir unser Datenmanagement verändern, um eine hohe Compliance gewährleisten zu können?”. Zusätzlich hilft Ihnen der Managed Service Provider dabei, Herausforderungen der Digitalisierung zu meistern und somit langfristig ein Virtual Office aufzubauen. So können Sie, je nach Branche, moderne Arbeitsmodelle wie Remote-Work anbieten und sich damit als attraktiver Arbeitgeber platzieren.
So entlasten Managed Services Ihr Unternehmen und Ihre IT-Abteilung
RMM – Remote Monitoring and Management
Ein MSP übernimmt die Überwachung und Verwaltung der IT eines Unternehmens aus der Ferne. Mithilfe von RMM-Tools können Endgeräte und Software im Unternehmen ferngesteuert werden. Klassische RMM-Aufgaben des Dienstleisters sind das Patch-Management, die Backup-Verwaltung oder die Aktualisierung von Softwaresystemen per Fernzugriff. Eine Auslagerung und Automatisierung dieser Verwaltungsaufgaben macht die Zusammenarbeit mit einem MSP so kosteneffizient und gleichzeitig sehr sicher.
PSA – Professional Service Automation
Die Herausforderungen im Print-Bereich sind vielfältig: diverse Arbeitsplatzdrucker, verschiedene Geschäftsstandorte, Etagen-Systeme, Production Printing und vieles mehr. Als herstellerunabhängiges IT-Systemhaus können wir hier für Ihre Wünsche und Anforderungen aus dem Vollen schöpfen.
Die oberste Maßgabe, wie bei allen Managed-Service-Provider-Diensten, ist es auch im Print-Bereich die Betriebskosten sowie die Umweltbelastung so gering wie möglich zu halten. Mit einem optimalen Print-Konzept sind hier für die allermeisten Unternehmen noch beachtliche Effizienzsteigerungen möglich.
Vendor Management Systeme
Vendor Management Systeme (VMS) helfen Unternehmen dabei, die Zusammenarbeit mit Stakeholdern bzw. externen Mitarbeitern und Partnern zu verwalten. Viele Unternehmen nutzen beispielsweise ein Unternehmen, um Rechnungen, Aufträge und die Kommunikation mit Lieferanten zu verwalten. Da es sich bei einem Managed Service Provider ebenfalls um einen externen Mitarbeiter eines Unternehmens handelt, hilft auch hier ein VMS zur Organisation der Zusammenarbeit. Bei modernen Managed Service Providern profitieren Sie von unserem praktischen Kundenportal, in welchem Aufträge und Rechnungen ganz einfach eingesehen werden können.
Mit einem Managed Service Provider Herausforderungen meistern: Vorausdenken statt Verwalten
Oftmals wird in Unternehmen lange mit alten Betriebssystemen, auslaufenden Programmen oder in die Jahre gekommenen IT-Sicherheitsstandards gearbeitet. Soll dann zu kurzfristigen Stichtagen oder aufgrund von spontanen Problemen plötzlich alles auf den neuesten Stand gebracht werden, so ist der Aufwand enorm.
Viel besser ist es hingegen, die IT-Lösungen fortlaufend aktuell zu halten, um gar nicht erst in eine kritische Lage zu geraten.
Kann die Zusammenarbeit mit einem Managed Service Provider auch Nachteile haben?
Manche Unternehmen kritisieren an der Auslagerung von IT-Services die mangelnden Kontrollmöglichkeiten und wünschen sich mehr Transparenz. Hierbei kommt es besonders auf die Auswahl des MSP an. Ein seriöser Managed Service Provider nimmt sich Zeit, Ihre IT-Infrastruktur zu analysieren und auf Grundlage dessen Ihren Bedarf zu bestimmen. Noch besser ist es, wenn die Leistungen flexibel anpassbar sind und Sie nur für die Managed Services zahlen müssen, die Sie tatsächlich benötigen. Es empfiehlt sich somit immer, sich umfassend beraten zu lassen und sich ein individuelles Angebot erstellen zu lassen, angepasst auf Ihre Wünsche und Ziele.
So erkennen Sie einen seriösen Anbieter:
- Umfangreiches Beratungsangebot
- Belastbare Referenzen
- Starke Partner
- Persönliche Ansprechpartner
- Herstellerunabhängige Beratung
- Flexible Angebotsvarianten
- Transparent nachvollziehbare Leistungen
Welche Managed Services benötigt Ihr Unternehmen?
Für eine optimale Anpassung auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens sollten Sie sich für einen Managed Service Provider entscheiden, der Ihnen Leistungen mit einer hohen Skalierbarkeit anbietet. So zahlen Sie nur für die Services, die Sie wirklich benötigen. Achten Sie bei der Auswahl eines MSP außerdem auf eine herstellerunabhängige Beratung und Zertifizierungen im Bereich Datensicherheit und Umweltschutz.
Machen Sie Ihre Dokumente einfach und überall verfügbar
Probleme in internen Unternehmensprozessen bereitet vielfach die digitale Dokumentenablage: Veraltete Versionen, mangelhafte Archivierung von Dateien, falsche oder fehlerhafte Dokumentenfreigaben. Mit unseren Dokumentenmanagement Services gehören diese typischen Probleme der Vergangenheit an.
Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir für Ihr Unternehmen das passende Konzept, sodass zukünftig stets das aktuellste Dokument für alle relevanten Teammitglieder verfügbar ist. Auch kümmern wir uns für Sie um eine sichere und nachhaltige Datenarchivierung wichtiger digitaler Geschäftsunterlagen. Selbstverständlich werden hierbei alle neuen Prozesse mit der bestehenden Software Ihres Unternehmens kompatibel sein.
Eine passende Print-Lösung finden
Die Herausforderungen im Print-Bereich sind vielfältig: diverse Arbeitsplatzdrucker, verschiedene Geschäftsstandorte, Etagen-Systeme, Production Printing und vieles mehr. Als herstellerunabhängiges IT-Systemhaus können wir hier für Ihre Wünsche und Anforderungen aus dem Vollen schöpfen.
Die oberste Maßgabe, wie bei allen Managed-Service-Provider-Diensten, ist es auch im Print-Bereich die Betriebskosten sowie die Umweltbelastung so gering wie möglich zu halten. Mit einem optimalen Print-Konzept sind hier für die allermeisten Unternehmen noch beachtliche Effizienzsteigerungen möglich.
Eine effiziente, günstige und umweltschonende IT
Das sollte auch im Bereich der MSPs die oberste Maßgabe sein. Hierfür gilt es, die IT-Infrastruktur auf Kundenseite immer an den neuesten Standards der Digitalisierung zu messen.
Im Unternehmensalltag ist es heutzutage jedoch kaum noch möglich, in Eigenregie immer die neuesten technologischen Weiterentwicklungen im Auge zu haben. Hier helfen wir Ihnen als professionelle Dienstleister gerne weiter und halten für Sie die MSP Services immer auf dem neuesten Standard.
