In Teil 1 unserer Reihe geben wir einen Überblick über die IT der Zukunft, zum Beispiel über grüne Managed Services oder nachhaltige Cloud-Lösungen aus dem Windrad. In diesem zweiten und im abschließenden dritten Teil stellen wir nun ganz konkrete und spannende Digitalisierungsprojekte aus dem Mittelstand vor. Denn die Digitalisierung bietet verschiedenste Vorteile, unter anderem Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit, Verbesserung der Effizienz im Unternehmen und im Kundenkontakt.
Sie wünschten, Sie wären bei unserer Round-Table-Diskussion im Rahmen der #diwodo22 dabei gewesen? Oder möchten unseren gemeinsamen Nachmittag Revue passieren lassen? Kein Problem! Die wichtigsten Informationen können Sie in unserer dreiteiligen Reihe nachlesen oder anschauen.
Einführung der digitalen Bauakte bei der Louis Opländer Heizungs- und Klimatechnik GmbH
Vor Projektbeginn wünschen sich die Verantwortlichen bei Louis Opländer im Rahmen der digitalen Bauakte eine Verbesserung des Ablageprozesses sowie eine Straffung des einhergehenden Prozesses. Bis zu diesem Zeitpunkt werden Dokumente doppelt und an unterschiedlichen Speicherorten verwaltet, so dass der jeweils aktuelle Stand einer Datei nicht immer erkennbar ist.
Ziel des Unternehmens:
- Vereinfachung der Dokumentenablage
- Vermeidung doppelter Aktenführung
- Verbesserung der Verfügbarkeit & Auffindbarkeit von Dokumenten
Umgesetzte Lösung:
- Einführung eines elektronischen, revisionssicheren Ablagesystems mit Unterstützung der pcm GmbH – part of GREEN IT Group
- Modularer Aufbau des Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit ELO
- Integration in die Azure-Cloudplattform von Microsoft
- Verantwortung für Betrieb des DMS wird an pcm – part of GREEN IT Group abgegeben
Vorteile für die Louis Opländer Heizungs- und Klimatechnik GmbH:
- Effizientere Prozesse, schnellere Auffindbarkeit von Dokumenten, einfache Verschlagwortung
- Jedes Dokument gibt es nur einmal, und es ist für alle Beteiligten leicht zugänglich
- Kommentare können im Revisionsstand hinterlassen werden
Nächste Schritte:
Das DMS wird aktuell weiter ausgebaut. Im Fokus steht die digitale Anlageakte. Eine elektronische Akte inklusive Berechtigungsstruktur ist bereits aufgesetzt. Dadurch erhalten die Mitarbeitenden vor Ort den mobilen Zugriff auf alle relevanten Dokumente in einer strukturierten Form.
Mehrwert für Louis Opländer – Prozesse werden verschlankt, Analysen und Monitoring deutlich vereinfacht.
Im nächsten Schritt plant das Unternehmen die Einführung einer digitalen Personalakte. Dies beinhaltet sowohl die Einhaltung gesetzlicher Rahmenbedingungen im Umgang mit Personaldaten (DSGVO), Stammdatenpflege, Entgeltabrechnungen als auch Verschlüsselung und Anforderungen für Akteneinsicht.
Ein herzlicher Dank
geht an dieser Stelle insbesondere an unseren Gast-Referenten Pascal Japser, Junior-Projektleiter bei der Louis Opländer Heizungs- und Klimatechnik GmbH.
In Teil 3 unserer Reihe stellen wir ein weiteres Beispiel aus dem Mittelstand vor. Sie erfahren spannende Insights über die Herausforderungen und Ziele beim Studierendenwerk Dortmund im Bereich digitale Telefonie.
Weitere Webinare und Impulse für Ihr Green Digital Office finden Sie in unserer Mediathek.
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