Die Caritas Mülheim an der Ruhr migrierte ihre IT vollständig in die Cloud und profitiert seitdem von kürzeren Supportzeiten, höherer Flexibilität, größerer Sicherheit und einer kurzfristigen Amortisierung der Investitionskosten.
Bis 2021 war die Caritas Mülheim eine organisatorische IT- Einheit mit der Caritas Oberhausen. Durch die Trennung der IT der beiden Verbände musste die IT der Caritas Mülheim auf eigene Beine gestellt werden.
- Ein IT-Carve-Out in die MS Azure Cloud
- Rezising inkl. Reservierung von Instanzen
- Einführung von Autoscaling
- Umsetzung des Projekts mit der vorhandenen Hardware
- Umsichtige Realisierung des Projekts, um Mitarbeitenden einen sanften Übergang zu ermöglichen
- Vorantreiben der Digitalisierung, Erhöhung der IT-Flexibilität und -Effizienz
- Kosteneinsparungen
- Gemeinsam mit GREEN IT wurde die IT-Migration sorgfältig konzeptioniert und im Sommer 2021 durchgeführt.
- Das Active Directory wurde neu aufgebaut, die IT-Prozesse überarbeitet.
- Die IT-Security wurde neu organisiert und in die Verantwortung von GREEN IT übergeben.
- Fixe Deadline für das Projekt
- Teilweise veraltete Software
- Verschlüsselung der Kommunikation
- Neuaufbau des Active Directory notwendig
- Überarbeitung der IT-Prozesse
- IT erfolgreich in die MS Azure Cloud migriert
- Rezising der IT durchgeführt
- Instanzen-Reservierung eingeführt
- Autoscaling aktiviert
- IT-Prozesse gestrafft
- Höhere Support-Geschwindigkeiten erreicht
- Skalierbarkeit gesteigert
- Kostentransparenz geschaffen und während den ersten 15 Monate Kostensenkungen um 40% erzielt
Komplette Restrukturierung ohne Arbeitseinschränkungen
Bis 2021 war die Caritas Mülheim an der Ruhr eine organisatorische IT-Einheit mit der Caritas Oberhausen. Im Zuge von Restrukturierungsmaßnahmen im Bereich IT wurden diese getrennt. Die Caritas Mülheim an der Ruhr stand somit vor der Herausforderung, ihre IT auf eigenständige Beine stellen zu müssen. Sie brauchte ein kompetentes Partnerunternehmen, das die Migration plant und durchführt sowie im Anschluss die laufende IT-Betreuung der Caritas übernimmt.
Die Entscheidung fiel auf GREEN IT, die das Projekt „auf die grüne Wiese“ stellte und mit ihrem Konzept „IT Carve-Out in die MS Azure Cloud mit Rezising inklusive Reservierung von Instanzen und Einführung von Autoscaling“ nicht nur dafür sorgte, dass die Migration fristgerecht und erfolgreich funktionierte. Sie wurde zudem so sensibel abgewickelt, dass die Mitarbeitenden der Caritas Mülheim, trotz der massiven Veränderungen im Hintergrund, wie gewohnt weiterarbeiten konnten. Die positiven Veränderungen sind aber deutlich: Höhere Geschwindigkeit im Support, bessere Skalierbarkeit, höhere Effizienz und Kostentransparenz sowie eine kurzfristige Amortisierung der Investitionskosten.
Lange Supportwartezeiten, träge Prozesse
Vor der Migration hatte die Caritas Mülheim häufig mit langen Wartezeiten bei IT-Supportanfragen zu kämpfen, die IT-Prozesse waren träge und für eine kontinuierliche Digitalisierung des Wohlfahrtsverbandes nicht förderlich. Die IT verfügte über wenig Personal, sodass Veränderungen sehr viel Zeit in Anspruch nahmen. Auch heute besteht die IT der Caritas Mülheim aus nur einem IT-Verantwortlichen und einer Stellvertretung. Jetzt stehen diesem Team aber die Expert:innen von GREEN IT zur Seite. Dadurch verkürzte sich die Supportzeit von Wochen auf häufig nur wenige Minuten. Zudem erleichtert die Migration in die Cloud den täglichen IT-Betrieb und eröffnet die Möglichkeit weiterer Digitalisierungsschritte.
Unsere IT-Security steht jetzt auf neuen, sicheren Beinen. GREEN IT kümmert sich um alles Notwendige und entlastet uns damit sehr.
Harte Deadline, softe Änderungen für Mitarbeitende
Die Entscheidung zur Entflechtung der IT der beiden Caritasverbände fiel 2020. Bis September 2021 musste die Migration erfolgt sein. Im Frühjahr 2021 starteten die Vorarbeiten, im August wurde migriert. „Für uns war wichtig, dass wir so viel wie möglich von der vorhandenen Hardware übernehmen konnten und dass für die Mitarbeitenden keine allzu großen Veränderungen in ihrer Arbeitsweise notwendig werden würden. Wir haben rund 40 größere und kleinere Standorte über die ganze Stadt verteilt, an denen in erster Linie pädagogische Fachkräfte tätig sind.
Das Projekt fiel mitten in die Zeit der Corona-Pandemie. Unsere Mitarbeitenden sollten sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können und nicht viel Zeit in ein Umdenken bzw. Umlernen für die IT-Nutzung investieren müssen“, erklärt Levin Huber, Projektkoordination „Kirche im Netz“ und IT-Verantwortlicher bei der Caritas Mülheim an der Ruhr, drei der Anforderungen an das Projekt. „Wir wollten Homeoffice ermöglichen, vorhandene Strukturen aufbrechen und einen Digitalisierungsschub herbeiführen.“
Neuaufbau des Active Directory, Verschlüsselung, Sicherheit
Die Server-Infrastruktur, die gesamte Hardware, die Netzwerktechnik, die Rechner, die SQL-Datenbank, die ERP-Systeme und viele andere Softwarelösungen – all das galt es aus der gemeinsamen IT mit der Caritas Oberhausen auszulösen und auf eigenständige Beine zu stellen. Dazu gehörte auch, dass die Prozesse und Lizenzen sowie die vorhandene Softwarelandschaft überprüft werden mussten. Besondere Herausforderungen stellten das Active Directory, die veraltete Hardware und die Verschlüsselung dar. Das Active Directory musste vollständig neu aufgebaut werden, da zuvor ein gemeinsames mit der Caritas Oberhausen vorhanden war. Die Hardware (IGEL-Clients) erzeugte einige Herausforderungen bei der Migration. Da die Clients aber bis 2024 lizensiert sind, musste auf einen vollständigen Austausch verzichtet werden; nur einzelne, sehr alte Clients wurden ersetzt.
Auch die Verschlüsselung sorgte für Kopfzerbrechen: Die Caritas ist verpflichtet, verschlüsselt mit der Stadt Mülheim an der Ruhr zu kommunizieren. Die Stadt hat eine Lösung, an die sich die Caritas anpassen musste. Das stellte sich mangels Schnittstellen als größere Herausforderung dar, konnte aber letztendlich gelöst werden. Nicht zuletzt musste das Thema IT-Sicherheit in Angriff genommen werden. GREEN IT kümmert sich nunmehr um alle Security-Themen bei der Caritas Mülheim. Dazu gehört, dass die Daten nach deutschen Datenschutzrichtlinien vorgehalten und bereitgestellt werden, dass eine Multifaktor-Identifizierung eingeführt wurde und dass neben Microsoft-Lösungen auch noch Produkte aus dem Hause Sophos zum Einsatz kommen. Damit entspricht die Sicherheitslandschaft der Caritas Mülheim den Vorgaben des BSI-Grundschutz.
Modernisierung der IT-Prozesse
Sämtliche IT-Prozesse wurden im Zuge der Migration überprüft und durchgehend modernisiert, etwa Bestell- und Supportprozesse. Gab es im Verbund mit der Caritas Oberhausen ein Ticketsystem, so gibt es jetzt für die Mitarbeitenden der Caritas Mülheim an der Ruhr die Möglichkeit, IT-Anfragen auf verschiedene Arten (telefonisch, per Mail, persönlich, via MS Teams, etc.) direkt an Levin Huber heranzutragen. Dadurch steht es den Mitarbeitenden frei, die Methode zu wählen, die ihnen am besten entspricht. „Ich filtere und kategorisiere die Anforderungen und gebe nur jene Anfragen an GREEN IT weiter, die wir intern nicht lösen können. So habe ich eine viel bessere Kontrolle über alle
Unsere Supportzeiten haben sich massiv verkürzt. Dauerten manche Supportanfragen in der Vergangenheit oft Wochen, so können wir sie jetzt häufig bereits in Minuten erledigen. Das erhöht die Zufriedenheit unserer Mitarbeitenden. Aber auch für uns in der IT ist das eine große Entlastung.
IT-Supportfälle und meine Kolleginnen und Kollegen schätzen es sehr, eine menschliche Kontaktperson für ihre Anliegen zu haben“, erläutert Levin Huber.
Vorteile der Digitalisierung genutzt
Die Entscheidung der Caritas Mülheim an der Ruhr, die IT komplett in die MS Azure Cloud zu migrieren, flexibilisierte die IT. Der Verband kann sich jetzt schnell und unkompliziert an neue Anforderungen anpassen. „Während der Corona-Pandemie wurden unsere Standorte an den Schulen plötzlich für längere Zeit nicht gebraucht, weil die Schulen geschlossen waren. Die Kosten konnten wir leider nicht anpassen. Jetzt können wir unseren Bedarf flexibel steuern. Das Autoscaling sorgt dafür, dass Server automatisiert heruntergefahren werden, wenn sie nicht genutzt werden, etwa in der Nacht. Durch das Pay-as-you-Go-Konzept können wir deutliche Kosteneinsparungen realisieren. Jetzt ist es auch problemlos möglich, 80 Neueinstellungen auf einen Schlag IT-technisch abzuwickeln“, so Levin Huber. „Wir sind schneller, effizienter und flexibler geworden.“
Weitere Digitalisierungsschritte
Levin Huber ist sehr zufrieden mit dem Erfolg des Projekts und mit der Entwicklung der Zusammenarbeit mit GREEN IT. Er hat bereits nächste Schritte im Kopf, die für eine weitere Digitalisierung der Caritas Mülheim sorgen werden. Dazu gehört etwa, dass MS Teams effektiv von allen Mitarbeitenden genutzt wird. Auch die flächendeckende Einführung eines Mobile Device Managements ist angedacht. Aber auch der verbesserten Nutzung von SharePoint Online will er sich in nächster Zukunft widmen.
Durch das Projekt „IT Carve-Out in die MS Azure Cloud mit Rezising inklusive Reservierung von Instanzen und Einführung von Autoscaling“ profitiert die Caritas Mülheim an der Ruhr von:
- Höherer Geschwindigkeit im Support
- Besserer Skalierbarkeit der IT
- Optimierter IT-Effizienz
- Kostentransparenz
- Mehr als 40% geringere Kosten im Laufe der ersten 15 Monate
Die Entscheidung, die erste Anlaufstelle für IT-Anfragen intern zu belassen, aber andere Themen, wie z. B. die IT-Security, an die Experten von GREEN IT zu übergeben, hat sich als goldrichtig erwiesen. So haben die Mitarbeitenden der Caritas eine vertraute Kontaktperson für alle ihre IT-Anliegen, aber der Verband ist dennoch optimal vor Cyberangriffen geschützt.
Die sorgfältige Planung der Migration hat sich bezahlt gemacht. Der eigentliche „Big Bang“ der Migration konnte in wenigen Tagen erfolgreich abgewickelt werden.
Ob die bestehende Hardware vollständig übernommen werden sollte, sollte in der Planung künftiger Projekte genau analysiert werden. Dadurch können Herausforderungen innerhalb der Umsetzung vermieden werden.
Quelle Beitragsbild: unsplash.com
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Ihr Projektansprechpartner:
Tobias Seiderer
Email: t.seiderer@greenit.systems
Die Caritas Mülheim an der Ruhr engagiert sich mit ihren ca. 330 Mitarbeitenden in ihrer über 100-jährigen Tradition als anerkannter Träger der Jugendhilfe im Bereich von Hilfen für Kinder, Jugendliche und deren Familien, für die soziale Teilhabe und Integration von (psychisch kranken) Menschen (Eingliederungshilfe), sowie in der Begleitung und Unterstützung von Flüchtlingen und Migranten. Darüber hinaus ist der Verband Träger verschiedener Betreuungsangebote in Grund- und weiterführenden Schulen. Mit der Übernahme von drei Kindertagesstätten zum Beginn des neuen Kindergartenjahres wird die Caritas ein neues Geschäftsfeld eröffnen.
Mehr über die Caritas Mülheim an der Ruhr: https://www.caritas-muelheim.de/
